Spreker houdt lezing voor een publiek

Congres Intranet 2014 – Eerst de mens, dan de techniek

Op 18 maart 2014 organiseerde Entopic voor de zesde keer het Congres Intranet in Mediaplaza, Utrecht. Met vier sterke internationale keynote speakers en zo’n 20 breakout-sessies met als overkoepelend thema: de mens centraal in je intranet – of eigenlijk – digitale werkomgeving. 

Van papieren naar digitale denkwijze

De bezoekers van Congres Intranet hoef je niet te overtuigen: online samenwerken en kennis delen via een goed ingerichte digitale werkomgeving maakt je werk makkelijker en biedt flexibiliteit. Maar toch is adoptie van een nieuw intranet of digitale werkomgeving in veel organisaties een probleem. Volgens Jennifer Bouman, adviseur slim samenwerken bij Work21, is dit het resultaat van een ‘papieren denkwijze’, terwijl een ‘digitale werkwijze’ nodig is om slim online te kunnen samenwerken. Deze papieren denkwijze uit zich bijvoorbeeld in de gigantische hoeveelheid e-mails die we versturen wanneer we met meerdere mensen een plan willen bespreken. Eigenlijk niet meer dan een digitale variant van brieven sturen, die in veel situaties niet bepaald efficiënt is. Ook Stephan Schillerwein, die een lezing geeft over Employee Engagement, ziet dit probleem en illustreert dit met deze treffende animatie:

[youtube http://www.youtube.com/watch?v=QIqA_YKeboc?rel=0]

Train en betrek je collega’s

Maar hoe krijg je je collega’s zover om je digitale werkomgeving te omarmen? Verschillende sprekers benoemen het belang van investeren in het trainen van je collega’s. Niet iedereen is nu eenmaal een early adopter. Jennifer Bouman tipt om in zo’n training te werken met realistische werkscenario’s. Hoe zien werkprocessen er nu uit, en welk voordeel levert de nieuwe digitale werkomgeving je op? Stephan Schillerwein benadrukt dat het goed is om je medewerkers al tijdens de ontwikkeling van je intranet te betrekken. Bestudeer ook hun werkprocessen. Zo ontdek je niet alleen hoe belangrijk je collega’s een zoekfunctie vinden, maar ook hóe ze hem gebruiken.

‘Your intranet is not a damaged dog’

Lee Bryant, mede-oprichter van Headshift, geeft in de laatste keynote van de dag een kritische kanttekening bij dit probleem van de adoptie van digitale werkomgevingen. Hij stelt dat we helemaal niet moeten willen dat medewerkers het intranet ‘adopteren’. “We don’t need people to ‘adopt’ the intranet, it’s not a damaged dog”. Volgens Bryant moeten we digitale werkomgevingen creëren die medewerkers écht helpen om hun werk beter en sneller te doen.

Bekijk hier de presentatie van Lee Bryant, ‘The Role of Intranets in the Future of Work’ >

Manifest voor de digitale werkomgeving

Maar hoe ziet deze digitale werkomgeving er dan uit? Sam Marshall, intranetspecialist bij Clearbox Consulting en de eerste keynote-spreker van de dag, illustreert met sprekende voorbeelden dat we de rol van de mens niet moeten onderschatten als het gaat om nieuwe technologie. Zo is bijvoorbeeld WAP nooit een succes geworden. Dit betekent dat we bij de ontwikkeling van een digitale werkomgeving de mens centraal moeten zetten, en niet de techniek. In zijn Digital Workplace Manifest beschrijft hij 11 punten waar een mensgerichte digitale werkomgeving aan zou moeten voldoen. Een sterk verhaal van een spreker bij wie presenteren in het DNA zit.

 

[slideshare id=32575999&doc=makingsenseofyourdw-sammarshall20141-140321065823-phpapp01]

Verliefd op je intranet

Verfrissend was de keynote van Paul Miller, CEO van Digital Workplace Group. “What if you try to create a digital workplace that is as beautiful as the house you’re building?” vraagt hij zich af. Hij benadert de ideale digitale werkomgeving vanuit de gebruikerservaring van dit soort omgevingen. Een digitale werkomgeving of intranet moet een plek zijn waar je je als mens prettig voelt en dus graag bent. Je moet er net zo ‘verliefd’ op kunnen worden als op je keuken of tuin. Voldoet je digitale werkomgeving hier niet aan, dan zijn de kosten hoog: minder snelle adoptie van nieuwe systemen en werkwijzen, lagere productiviteit en lagere medewerkerstevredenheid.

Bekijk hier de presentatie van Paul Miller, ‘The Human-Centered Digital Workplace’ >

Het ideale intranet en de praktijk

Een intranet waar je verliefd op wordt, dat wil iedereen wel. Maar de praktijk staat vaak ver af van dit ideale scenario. Bij de ontwikkeling van een nieuw intranet krijg je te maken met budgetten, belangen en bestaande licenties voor bijvoorbeeld Sharepoint (dat volgens Lee Bryant zo gedateerd is dat Londense hipsters het gaan gebruiken). En daar ligt de uitdaging: hoe kom je met de middelen die je tot je beschikking hebt tot een intranet dat de gebruiker écht centraal zet? Een rondgang langs verschillende exposanten op Congres Intranet laat in ieder geval zien dat er volop wordt gewerkt aan deze uitdaging, gewoon op eigen bodem.

Over de auteur: Pien van der Steen

Waar het gaat om online communicatie geloof ik in een doordacht samenspel van techniek, design en content. Met altijd de doelgroep als middelpunt. Als online adviseur bij Presenter maak ik me sterk voor de plek van content in dit samenspel. Het liefst houd ik me bezig met strategische vraagstukken, optimalisatie en het slim organiseren van content en redactieprocessen. Op De Kracht van Content blog ik over contentmarketing, social media en contentstrategie.

Tags: sociaal intranet, congres, intranet, usability



1 reactie op dit artikel
  • Marcel Dezentjé zegt:

    Was ook aanwezig. Mooie samenvatting! Dank.

Reageer op dit bericht

* Verplicht
** Verplicht, maar wordt niet getoond