Pdf-documenten op je website: hoe kom je er vanaf?

Pdf-documenten zijn zelden geschikt om online te lezen en vaak frustrerend voor je gebruikers. Heb je veel pdf’s op je website? Hoog tijd om hier kritisch naar te kijken.

We zien het regelmatig bij klanten: websites met honderden of zelfs duizenden pdf-documenten. Niet zelden betekent dit dat de organisatie regelmatig content online plaatst zonder goed te overwegen wat de beste oplossing is voor de klant. Of zoals Gerry McGovern het verwoordt:

Dit onderwerp is voor (semi-)overheidsinstellingen belangrijker geworden sinds zij aan wettelijk verplichte toegankelijkheidseisen moeten voldoen. Bij deze eisen horen ook richtlijnen voor het toegankelijk maken van pdf-bestanden.

Misschien sta jij ook voor de taak om (ontoegankelijke) pdf’s te verbeteren. En misschien ervaar je dat als een enorme uitdaging en/of als een hardnekkig probleem. Geen nood. In dit blog bespreken we hoe je dit aanpakt.

Maar eerst: waarom is het lang niet altijd wenselijk om content in pdf-vorm aan te bieden op je website?

Waarom pdf-content frustrerend is voor je gebruikers

Usability-expert Jakob Nielsen constateert het al ruim 20 jaar in zijn onderzoeken. Pdf-documenten ‘are unfit for human consumption‘ (2020)en ‘should never be read online‘ (1996).

Veel pdf-documenten bestonden eerst offline (als papieren brochure of formulier, als word-document in mailboxen of op netwerkschijven) en zijn later online geplaatst. Maar voor online content gelden hele andere eisen dan voor offline content. Als je pdf-content op je website plaatst, kan dit voor verschillende problemen zorgen:

Problemen voor User Experience (UX)

• Pdf’s zijn vaak moeilijk leesbaar op een klein mobiel scherm. Gebruikers moeten turen, inzoomen, en beurtelings van boven naar onderen en van links naar rechts scrollen.
• Pdf-documenten zijn vaak ontworpen voor print: lange documenten met lappen tekst, kop- en voetteksten, paginanummering et cetera. Veel pdf-documenten sluiten niet aan bij hoe mensen online lezen.
• Pdf-documenten zijn vaak erg lang en niet ontworpen om snel informatie te vinden. Ze zijn lang niet altijd scanbaar gemaakt met bijvoorbeeld korte alinea’s en bullets. En niet elke gebruiker is bekend met hulpmiddelen als ctrl+f of bladwijzers.

Problemen voor toegankelijkheid

Ontoegankelijke pdf-documenten leveren verschillende problemen op. Zoals:

• Het document kan niet of niet in de juiste volgorde worden voorgelezen aan blinde gebruikers.
• Navigeren door het document is niet goed mogelijk voor mensen die geen muis of toetsenbord kunnen gebruiken.
• Inhoud is niet goed waarneembaar voor slechtzienden.

Pdf’s toegankelijk maken vergt nogal wat tijd, kennis en vaardigheden. Bij webpagina’s is dit een minder groot issue, omdat een deel van de toegankelijkheidseisen geborgd kan worden in vaste templates, stylesheets en dergelijke.

En zelfs als een redacteur de tijd nam om een pdf zo toegankelijk mogelijk te maken, zal dit niet alle problemen verhelpen. Gov.uk schrijft hierover:

‘Some users need to change browser settings such as colours and text size to make web content easier to read. … Locking content into a PDF limits the ability for people to make these kind of accessibility customisations.’

Problemen voor vindbaarheid

Veel pdf-documenten worden aangeboden of verspreid in een bepaalde context. Bijvoorbeeld met een begeleidende brief of als bijlage bij een e-mail.

Plaats je een pdf-bestand online? Dan moet het ook begrijpelijk en vindbaar zijn voor gebruikers van zoekmachines, die de context van de brief of mail niet kennen. In mijn ervaring wordt hier bij pdf’s minder aandacht aan besteed dan bij webpagina’s:

• Titel, bestandsnaam en beschrijving worden niet altijd goed (of helemaal niet) ingevuld. Hierdoor is het op zoekresultatenpagina’s niet altijd duidelijk waar het document over gaat.
• Het is ook binnen een pdf-document niet altijd direct (vanaf de 1e pagina) duidelijk waar het document over gaat. Webpagina’s hebben vaak bovenaan een duidelijke titel en eventueel een introductie. In pdf-documenten is dit vaak minder goed verzorgd.
• Zoals gezegd zijn pdf-documenten vaak lang, onoverzichtelijk en niet ontworpen om snel informatie binnen het document te vinden.
• Pdf-documenten bevatten vaak geen relevante zoekwoorden. Het verwerken van de juiste zoekwoorden in titel, bestandsnaam en tekst is nodig om vindbaar te zijn via zoekmachines.
• Pdf-documenten bevatten vaak (veel) minder links naar de website dan webpagina’s. Risico hiervan is dat bezoekers, die via zoekresultaten op een pdf landen, lang niet altijd doorklikken naar de website. Terwijl ze daar soms wel mee geholpen zijn.

Voorbeeld van een pdf-bestand met een onduidelijke titel: ‘Bijlage A concept Overeenkomst def. 1.0′.

Er komen problemen bij als een website veel pdf’s bevat. Dit leidt er vaak toe dat zoekresultaten vervuild raken met relatief onbelangrijke content, en dat klanten door het grote aanbod meer moeite hebben om te vinden wat ze zoeken. Op websites is meer content lang niet altijd beter. Als je je beperkt tot de meest gevraagde content, is het een stuk eenvoudiger om de vindbaarheid en gebruiksvriendelijkheid op peil te houden.

Problemen voor beheer

• Pdf-documenten aanpassen is vaak moeilijker en tijdrovender voor redacteuren dan het aanpassen van webpagina’s. Bovendien beschikt lang niet elke redacteur over de vaardigheden en software om dit zelfstandig te doen. Risico: pdf-documenten worden minder vaak aangepast en zijn daardoor, na verloop van tijd, minder correct en actueel dan webpagina’s.
• Websites hebben uitgebreide mogelijkheden om te meten, te testen en te optimaliseren. Je kunt bijvoorbeeld meten hoe vaak een bepaalde button wordt aangeklikt en testen of een andere buttontekst leidt tot een hoger doorklikpercentage. Pdf-documenten missen veel van deze mogelijkheden. Risico: de kwaliteit van pdf-documenten blijft achter bij de kwaliteit van webpagina’s, die steeds verder worden verbeterd.

Pdf’s: wanneer wel?

Natuurlijk, er zijn uitzonderingen. Soms zijn er wel degelijk redenen om content in pdf-vorm aan te bieden. Bijvoorbeeld:

• Gebruikers willen een document printen en/of offline gebruiken.
• Het is om juridische redenen nodig om het document in de oorspronkelijke staat te houden en te beveiligen tegen aanpassingen.
• Een formulier moet geprint of ondertekend worden (en het is niet mogelijk om de aanvraag online te doen).

Maar dat er uitzonderingssituaties zijn, is geen reden om ook in allerlei andere situaties pdf-bestanden online te plaatsen. En als je pdf’s aanbiedt, zorg er dan tenminste voor dat ze gebruiksvriendelijk en toegankelijk zijn.

Hoe ga je met pdf’s aan de slag?

Mogelijk heb je grote aantallen pdf’s op je website. Dan is een plan belangrijk om dit goed aan te pakken. Onderstaand stappenplan helpt je op weg:

1. Inventariseer je pdf’s

Draai een lijst uit van alle pdf’s op je website. Voeg hier de bezoekcijfers aan toe en eventueel het percentage bezoekers dat binnenkomt via zoekmachines. Noteer eventueel ook alvast belangrijke contactpersonen, bijvoorbeeld inhoudsdeskundigen.

2. Doe een audit

Review de kwaliteit van je pdf’s. Maak eerst een representatieve selectie met bijvoorbeeld verschillende soorten pdf’s (formulieren, brochures, beleidsdocumenten) of documenten van verschillende afdelingen. Beoordeel elke pdf uit de steekproef op verschillende punten. Denk aan kwaliteit van titel, bestandsnaam en metadata, kwaliteit van 1^e pagina, scanbaarheid en taalniveau.

3. Bepaal wat er met de pdf’s moet gebeuren

Ga met een paar collega’s door de lijst heen. Bijvoorbeeld een redacteur en een inhoudsdeskundige. Noteer per pdf wat ermee moet gebeuren:

Verwijderen (document is niet (meer) relevant)

Verwijder documenten die (bijna) nooit meer worden bekeken. Wordt een document nog heel soms bekeken? Bied dan eventueel de mogelijkheid om een kopie op te vragen via de klantenservice.

Omzetten naar webcontent

Zoals hierboven besproken, hebben pdf-documenten grote nadelen voor gebruiksvriendelijkheid, vindbaarheid en toegankelijkheid. In veel gevallen is het beter voor de klant om informatie op een webpagina aan te bieden.

Behouden en toegankelijk maken

Wil je het document toch online aanbieden? Bijvoorbeeld om juridische redenen of omdat veel bezoekers het willen printen? Zorg er dan voor dat het pdf-document toegankelijk, vindbaar en gebruiksvriendelijk is. Of bied een toegankelijk alternatief aan, bijvoorbeeld een pdf-document én een webpagina.

Behouden en toegankelijk maken (en uitsluiten van zoekmachines)

Is het niet nodig of relevant om een pdf vindbaar te maken via zoekmachines? Sluit het pdf-bestand dan uit van indexering door zoekmachines. Hiermee voorkom je dat zoekresultaten worden vervuild met minder relevante content. Zorg er wel dat je naar het pdf-bestand linkt op een webpagina die wél goed vindbaar is.

4 Ga aan de slag met verbeteren

Stel hiervoor eerst duidelijke prioriteiten. Begin bijvoorbeeld met het verwijderen van achterhaalde documenten. Dit kost weinig tijd en is dus een snelle verbetering. Of begin met het optimaliseren van de meest bekeken pdf’s.

5 Zorg voor structureel beheer

• Spreek richtlijnen af: wanneer moet iets een pdf worden en wanneer niet?
• Zorg ervoor dat collega’s zijn opgeleid in het toegankelijk maken van pdf’s.
• Spreek af, en plan in, dat je de pdf’s op je website periodiek reviewt en waar nodig opschoont.

Belangrijk voor de stappen 3 tot en met 5 is dat je weet wat je contentdoelen zijn én wat je klanten nodig hebben. Plaats alleen content op je website die bijdraagt aan je doelen of nodig is voor je klanten. Bedenk bij elke belangrijke klantvraag wat de meest gebruiksvriendelijke manier is om de klant met deze taak te helpen (dat is zelden met een pdf). Doe waar nodig gebruikersonderzoek om beter te begrijpen wat je klanten nodig hebben.

Hierna: hoe maak je een pdf toegankelijk?

In ons volgende blog leggen we uit hoe je dit doet. Op de hoogte blijven van onze blogs? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en/of volg ons op LinkedIn.

Headerafbeelding: unsplash.com

Over de auteur: Michaël Zondag

Ik wil het bezoekers makkelijk maken om online hun doel te bereiken. Ik houd me bij Presenter daarom graag bezig met het analyseren en verbeteren van content. Voor De Kracht van Content blog ik over analyse en optimalisatie, online vindbaarheid en online service.