Een succesvol intranet: 5 tips voor meer betrokkenheid

Hoe zorg je ervoor dat intranet gaat leven binnen je bedrijf, zodat je medewerkers het gaan gebruiken? In dit blog lees je vijf praktische tips die jou helpen bij het creëren van een succesvol intranet.

Het intranet is een belangrijke samenwerkingstool binnen je organisatie. Het maakt je werk makkelijker en zorgt voor verbinding tussen werknemers. Interne informatie deel je snel en maak je voor iedereen toegankelijk. Gaat jouw organisatie voor een nieuw intranet? Altwin vertelt in een blog wat er komt kijken bij het opzetten van een nieuw (sociaal) intranet. Als dat achter de rug is, sta je voor de volgende uitdaging: hoe stimuleer je het intranetgebruik van jouw medewerkers?

1. Luister naar de wens van je gebruiker

Je collega’s zijn uiteindelijk de gebruikers van het intranet. Doe onderzoek en ontdek waar behoefte aan is. Welke informatie en functies vinden zij relevant? Waarom gebruiken zij het intranet? En wat zijn hun ideeën? Haal deze informatie uit een enquête, poll of maak een praatje met je collega’s. Zo betrek je hen bij het intranet en verzamel je waardevolle input.

Meet je het intranet met Google Analytics? Analyseer dan de zoekresultaten en paginaweergaven. Zo ontdek je waar collega’s naar zoeken en wat hen interesseert. Stem vervolgens je content hierop af. Schrijf over onderwerpen die je lezer interesseert of maak intranetpagina’s over relevante thema’s. Hiermee voldoe je aan de wens van je medewerkers en verleid je hen om het intranet te bezoeken.

2. Digitale werkplek: geef een reden om terug te keren

Verhuis populaire content naar het intranet. Denk aan de best gelezen rubriek van je nieuwsbrief of personeelsblad, of publiceer bepaalde content exclusief op intranet. Ben je nieuwsgierig en wil je het verhaal lezen? Dan moet je als medewerker toch echt een kijkje nemen op intranet. Een ander advies: plaats onmisbare informatie voor medewerkers op intranet. Denk aan belangrijke documenten, handleidingen of linkjes naar veelgebruikte online applicaties. Zo is het intranet een digitale werkplek én de ingang naar meer. Wil je het lunchmenu van de bedrijfskantine bekijken, een telefoonnummer opzoeken of verlof aanvragen? Intranet is the place to be. Met deze aanpassingen maak je van het intranet een belangrijke plek en vergroot je de kans dat je werknemers intranet actief gebruiken tijdens hun werkdag.

3. Maak een interne nieuwsbrief

Vallen de bezoekersaantallen op het intranet tegen? Probeer dan eens een wekelijkse, interne nieuwsbrief, waarin je verwijst naar nieuwsartikelen op het intranet. Zorg voor aantrekkelijke afbeeldingen, korte, aansprekende teksten en gebruik call-to-actions. Zo verleid je de lezer door te klikken naar het artikel op intranet. Je nodigt je medewerkers uit om een kijkje te nemen op het intranet en tegelijkertijd lezen ze de belangrijkste bedrijfsinformatie. Met handige tools als MailChimp of Clang kun je makkelijk en snel nieuwsbrieven opmaken en versturen.

Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Op de afbeelding hieronder zie je een deel van de interne intranetnieuwsbrief van Royal Schiphol Group. Als interim community manager van Schiphol maakte ik wekelijks een nieuwsbrief die we verstuurden naar ongeveer 3.700 collega’s. Het resultaat? Honderden clicks naar nieuwsartikelen en meer bezoekers voor het intranet.

Afbeelding – Interne intranetnieuwsbrief Royal Schiphol Group

4. Creëer een intranet-community

Samen bereik je meer. Dit geldt ook voor het intranet. Wil je dat medewerkers intranet actief gebruiken? Dan heb je steun nodig vanuit je organisatie. Ga op zoek naar collega’s, het liefst van verschillende afdelingen, die graag helpen om het intranet tot een succes te maken. Vraag hen om mee te denken over gebruiksvriendelijkheid, informatiebehoefte en andere verbeterpunten. Of in het geval van een sociaal intranet: vraag hen om zelf iets te posten, te liken of te reageren op berichten van andere collega’s. Ook kunnen zij directe collega’s aanmoedigen om hetzelfde te doen.

5. Produceer persoonlijke en unieke content

Je werknemers hebben de weg naar het intranet gevonden. Mooi! De eerste stap is gezet, maar de volgende uitdaging ligt in het verschiet: hoe zorg je ervoor dat het intranet hen blijft boeien? Belangrijk is om de content persoonlijk en uniek te maken. Hoe doe je dat?

• Schrijf voor collega’s, niet alleen voor de directie. Val je collega’s niet lastig met jargon en managementtaal, maar kies voor een informele tone-of-voice. Gebruik ‘je/jij’ en ‘we/wij’ en vermijd moeilijke woorden. Zo is de boodschap voor iedereen begrijpelijk en een menselijke toon zet aan tot interactie.
• Gebruik eigen beelden in plaats van stockfoto’s. Ook binnen jouw organisatie gebeurt genoeg: een verbouwing, workshop, lezing, afronding van een project of een sportief uitje. Hoe leuk is het om beelden van collega’s, projecten en bedrijfsactiviteiten terug te zien op intranet? Je creëert herkenning en betrokkenheid onder je medewerkers.
• Deel niet alleen resultaten, maar ook work-in-progress-verhalen. Geef bijvoorbeeld een update over de verbouwing van het kantoor of vertel meer over de activiteiten rondom die grote marketingcampagne. Deze actuele onderwerpen zijn herkenbaar, dat prikkelt collega’s om zelf ook updates over hun werk te delen via het (social) intranet.
• Maak teksten scanbaar. Benoem de belangrijkste informatie in de eerste alinea en zorg voor een heldere structuur met tussenkopjes die de lading dekken. Een scanbare tekst zorgt ervoor dat werknemers in één oogopslag zien of het nieuwsbericht relevant is. Dit bespaart tijd en moeite.

Contentmanager of webredacteur nodig?

Wij ondersteunen en helpen jouw organisatie graag zoals jij dat wil, bijvoorbeeld door het voeren van webredactie voor het intranet. Onze webredacteurs en contentmanagers zorgen voor overtuigende content en verfrissende ideeën. Heeft jouw organisatie (tijdelijk) hulp nodig? Lees meer over het uitbesteden van webredactie voor intranet of het maken van een intranetstrategie.

Headerfoto: Freepik.com

Gerelateerde artikelen

Essentiële vragen voor je intranet

De polonaise naar een nieuw (sociaal) intranet

Community management met Yammer – hoe pak je het aan?

Over de auteur: Erik Pot

Ik ben geboeid door taal en wat je ermee kunt bereiken. Goede content maken, daar word ik blij van. Content moet origineel, nuttig en relevant zijn, zonder de doelgroep uit het oog te verliezen. Met vol enthousiasme doe ik dat als contentspecialist bij Presenter. Als blogger deel ik graag mijn kennis en praktijkervaringen over social media, webredactie en online communicatie.