Essentiele vragen intranet

Essentiële vragen voor je intranet

Het Nieuwe Werken. Het lijkt bijna de heilige graal voor veel bedrijven. Werknemers zijn niet langer gebonden aan hun werkplek of zelfs aan een kantoorpand. Nee, zij kunnen zelf kiezen waar ze hun werk doen. De Nieuwe Werker is uitgerust met een laptop en smartphone en doet zijn werk vanaf elke willekeurige plek met internetverbinding. Maar wanneer werknemers niet langer centraal op één plek te vinden zijn, moet je extra mogelijkheden scheppen om samen te kunnen werken. Een goed ingericht intranet is de spil in dat proces. Met de nadruk op ‘goed ingericht’, want hoe zorg je ervoor dat een intranet voor jou werkt?

Werkt je intranet?

Deze vraag beantwoord je natuurlijk snel wanneer je nog geen intranet hebt. Maar als je nu al met een intranet werkt, is dit een cruciale vraag. Want om te weten hoe je het intranet kunt verbeteren, is het belangrijk te weten waar je vandaan komt.
Duik in je intranet en probeer helder te krijgen wat er nu op staat. Is dat nog actueel, correct en relevant? En vraag je af: halen de medewerkers uit het intranet de antwoorden van de vragen waar zij mee zitten? Net als met een ‘reguliere’ website is het verstandig te bedenken wat precies de toptaken zijn van de bezoekers van je intranet. Komen zij er voor het sociale aspect? Of gebruiken zij het intranet meer als database van documenten?
Het maken van zo’n analyse is gelukkig minder ingewikkeld dan voor je website. De gebruikers van je intranet zitten immers om je heen. Dus spreek ze aan en vraag hen naar hun mening en ervaringen!

Hoe richt je het intranet in?

Of je nu de mars naar een nieuw intranet begint vanaf de ruïnes van een oud intranet of fris aan de start verschijnt, vraag je af: waarom willen we een nieuw intranet? Het antwoord op die vraag bepaalt namelijk in grote mate de vorm van je intranet. Denk bijvoorbeeld aan de volgende opties:

  • Een sociaal intranet: waar communicatie tussen medewerkers centraal staat
  • Een informatief intranet: een plek waar medewerkers terecht kunnen voor alle bedrijfsinformatie, bijvoorbeeld over salarissen, personeelsadministratie en ICT
  • Een documentendatabase: het online onderhoud van belangrijke documenten, zodat medewerkers deze altijd terug kunnen vinden
  • Een facilitair intranet: medewerkers kunnen via het intranet facilitaire zaken regelen zoals het reserveren van auto’s of het bestellen van lunch.

De keuze voor de een, zal de ander niet uitsluiten. Veel intranetten combineren aspecten van de bovenstaande opties. Maar bedenk in elk geval: waar hebben onze medewerkers behoefte aan?

Welke richtlijnen geef je gebruikers mee?

Naast de vorm van je intranet, is het belangrijk na te denken over richtlijnen voor de inhoud. Welke content mag online geplaatst worden, en hoe moet het gepubliceerd worden?
Nog belangrijker: welke gebruikers mogen content plaatsen? Denk goed na over de indeling van je redactie. Wil je één centrale redactie, of juist decentraal redacteuren op specifieke afdelingen? De beslissing die je maakt, heeft een fikse invloed op je intranet. Als je meer mensen toestaat content te delen op het intranet, kunnen zij ook meer kennis delen. Maar dan wordt je intranet ook steeds voller en ligt het gevaar op de loer dat je al snel door een oerwoud aan informatie moet worstelen.

Hoe bestrijd je het onkruid?

Je hebt nagedacht over de vorm en de inhoud, en dan? Je wilt voorkomen dat in de loop der tijd ook je nieuwe intranet tekenen van slijtage vertoont. Hoe groter de organisatie, hoe groter de kans dat één van de medewerkers iets op het intranet plaatst dat niet volgens de richtlijnen is. Eén keer is dat natuurlijk niet erg. Maar als je niet van tevoren een systeem bedenkt om dit soort foutjes op te ruimen, zal snel genoeg je intranet weer overwoekeren met content waar niemand op zit te wachten. Dan werkt je intranet niet meer voor jou, en starten we weer bij de eerste stap van dit proces.

Je hebt een intranet, en nu?

Wanneer je eenmaal een intranet opgeleverd hebt, is dat niet het eindproduct. De komende tijd zal je intranet voortdurend veranderen. En de wensen van je gebruikers ook. De toptaken van deze maand hoeven niet de toptaken van volgende maand te zijn. Houd daarom periodieke gebruikersonderzoeken en volg nauwgezet de statistieken van je intranet. Zo zorg je ervoor dat je tijdig de koers van je intranet kunt aanpassen.

Over de auteur: Steven Kamminga

De zoektocht naar de kracht van je content blijft een razend interessant onderdeel van ons vakgebied van online communicatie. Mijn blogs voor De Kracht van Content staan daarom vaak in het teken van de analyse en strategie van die content.



Reageer op dit bericht

* Verplicht
** Verplicht, maar wordt niet getoond