Scrum introduceren, hoe doe je dat? 10 tips
Hoe groot, klein, complex, gelaagd of decentraal je organisatie is: je kunt scrum introduceren. In de 2,5 jaar dat ik nu scrummaster ben, heb ik verschillende organisaties hiermee mogen helpen. Hoewel de specifieke uitdagingen verschilden, zijn er universele uitgangspunten die gelden voor iedere scrum-introductie.
Dit bleek ook tijdens de Meesterschap in scrum-training van Prowareness die ik samen met collega Arina Zeelenberg volgde op 13 november: met 40 andere scrummasters wisselden we van gedachten over de do’s en don’ts bij de introductie van scrum. Samen kwamen we tot een lange lijst, waar ik mijn top 10 uit heb samengesteld.
1. Zorg voor commitment in het hoger management
Vaak wordt scrum ergens laag in de organisatie geïntroduceerd. Een team krijgt de vrijheid om ermee aan de slag te gaan, als zij dat graag willen. Toch is het belangrijk om vanaf het begin een sponsor te hebben hogerop. Als je succesvol scrumt en wilt gaan uitbreiden naar andere teams (of zelfs naar projecten of programma’s), heb je steun van het management nodig. Zoek dus direct iemand die je hierin mee kunt nemen, en die een goed woordje voor je kan doen. Scrum richt zich op de grootste meerwaarde voor je klanten; er is vast wel iemand in je bestuur die zich daarmee kan en wil binden.
2. Maak een goede backlog
Starten met scrum zonder dat je weet wat je wilt gaan doen, is moeilijk (zo niet onmogelijk). Daarom is het opstellen van een goede backlog met goede user stories heel belangrijk. Om goede user stories te maken, heb je een paar dingen nodig: Kies duidelijke doelgroepen, omschrijf duidelijke doelen en zorg voor de juiste argumenten voor het ontwikkelen van bepaalde content en functionaliteit. User stories zien er uit als: ‘Als doelgroep x, wil ik doel y, zodat ik argument z’. Niet alleen maakt dit het makkelijker voor je scrumteam, het is ook een hele goede manier om bij mensen buiten het team inzichtelijk te maken wat je aan het doen bent.
3. Begin gewoon
Dit advies geldt voor heel veel veranderingen en innovaties: als je gaat wachten tot de ideale omstandigheden zich voordoen, kun je vaak lang wachten. Begin dus gewoon, en tackel problemen als ze voorbij komen. Zoek wel direct een sponsor, maar ga er niet op zitten wachten. Scrum introduceren vergt enige ondernemersgeest.
4. Houd je aan de events
Scrum werkt met een aantal gedefinieerde bijeenkomsten, de zogenaamde events. Als je je aan deze events houdt, en de meetings gebruikt zoals ze bedoeld zijn, weet je zeker dat je echt met scrum bezig bent. Het risico dat het op ‘waterscrum’ (hybride vorm tussen waterval en scrum die eigenlijk nooit werkt) gaat lijken, wordt daarmee een stuk kleiner. Voorbeelden van deze events zijn de daily standup, de sprintplanningsmeeting en de retrospective.
5. Zet het juiste team fysiek bij elkaar en gebruik een fysiek scrumbord
Succes begint met de juiste mensen op de juiste plek. Kies je scrumteam zorgvuldig: idealiter zoek je gemotiveerde, betrokken mensen met de juiste skills (zowel inhoudelijk als communicatief). Scrum gaat ervan uit dat je teamleden bij elkaar zitten, zodat ze altijd van elkaar op de hoogte zijn, elkaar bij de hand hebben voor de nodige samenwerking, en je zoveel mogelijk ruis voorkomt. Een fysiek scrumbord is bijv een whiteboard waarop je de kolommen tekent, en met geeltjes de status van de werkzaamheden volgt.
Er zijn een heleboel digitale scrumbordtools op de markt, de een beter dan de ander. Voor een verder gevorderd team kan dit handig zijn (zeker als je niet anders kunt dan over afstand samenwerken), maar voor een startend scrumteam is de fysieke aanwezigheid van zowel team als scrumbord een vereiste.
6. Steun de product owner
De product owner heeft het vaak niet makkelijk in een beginnende scrumorganisatie: men verwacht rapportages, deadlines en scope-beloften zoals in de meer traditionele projecten worden gebruikt. Scrum werkt zo niet, en de product owner kan wel wat steun en hulp gebruiken (van zowel de scrummaster als het hele scrumteam) om zijn rol goed in te kunnen vullen. Help hem met mandaat en denk mee over oplossingen. Je hebt elkaar hard nodig in deze opstartfase, dus steun elkaar en help elkaar verder.
7. Experimenteer
Een veelgehoorde kreet in scrum is: ‘Fail fast’. Doordat scrum zeer transparant is, kom je er snel achter wat niet goed gaat. Ik hoorde eens iemand zeggen dat je scrum kunt vergelijken met het uitnodigen van je schoonmoeder en haar vragen wat je allemaal niet goed doet. Probeer dingen uit en ontdek gaandeweg wat wel en niet werkt. Wees open over dat je experimenteert, en probeer mensen hierover te enthousiasmeren.
8. Neem de tijd
Scrum legt snel de vinger op de zere plek; zaken die niet goed geregeld zijn, komen met scrum snel aan het licht. Zijn er issues rondom vertrouwen en mandaten binnen je organisatie? Geen snellere weg om dit boven water te krijgen dan met scrum. Neem de tijd om hiermee om te gaan, en serveer scrum als methode niet na een maand al af. Dit is niet de schuld van de methodiek maar juist een meerwaarde. Ga creatief om met weerstand en geef niet te snel op. Scrum vraagt een heel andere rolinvulling van mensen dan die ze gewend zijn. Dit gaat vaak gepaard met groeipijnen. Die horen er nu eenmaal bij en je groeit er overheen.
9. Betrek je échte klant
Scrum gaat er vanuit dat je op dít moment dát doet, wat de grootste meerwaarde heeft voor je klant. Je klant is hierbij niet je interne stakeholder, je stuurgroep of de afdeling die je de opdracht had gegeven, maar de échte eindgebruiker. Betrek hen in je project door input en feedback te vragen, en alles wat je oplevert met hen te testen. Daar zit grote meerwaarde: je hebt snel feedback op wat beter kan, en kan daar in een volgende sprint direct op inspelen. En wie beter dan een echte eindgebruiker kan goede user stories schrijven met echte wensen.
10. Vraag hulp buiten de deur
Er zijn in ons land al een heleboel organisaties die nu succesvol scrummen, terwijl ze dat een aantal jaar geleden nog niet deden. Verdiep je in best practices, kijk in je netwerk wie al verder is met scrum en je er meer over kan vertellen, en vraag hulp van ervaren scrummasters en product owners. En misschien kun je wel een scrumcoach betrekken, waarmee je in een keer een hele berg ervaring binnenhaalt. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, en je hoeft het ook zeker niet in je eentje te doen. Gebruik de kennis en ervaringen van anderen, en neem die mee in jouw scrumproject.
Bonus: Doe het met plezier!
Als laatste tip misschien een open deur: doe het met plezier en straal dat uit naar je omgeving. Plezier en energie werken aanstekelijk voor anderen in je organisatie. Dus geniet van je ontdekkingsreis in de wereld van scrum, het is een prachtige plek.
Gerelateerde artikelen
Over de auteur: Debbie Dechesne
Als projectleider/ scrummaster bij Presenter help ik organisaties hun online projecten vorm te geven om de online experience van hun doelgroepen te verbeteren met krachtige content. Hierbij zoek ik naar de vraag achter de vraag en ben ik erg geïnteresseerd in wat mensen beweegt.