Van intranet naar digitale werkomgeving
Voor veel organisaties is intranet een groot aantal statische pagina’s die door één of meerdere webredacteurs worden geüpdatet. Maar in de praktijk veranderen de behoeftes van medewerkers en wordt er steeds meer online informatie uitgewisseld buiten het zicht van webmasters en webredacteuren op online kanalen als Linkedin, Yammer en Twitter. Werknemers nemen geen genoegen meer met beperkingen om hun werk te doen.
Informatie is een markt. Zowel op het internet als binnen organisaties is er een constante behoefte aan het uitwisselen van kennis tussen mensen. De drempels om deze kennis uit te wisselen zijn in de afgelopen jaren een stuk lager geworden. Was het delen van informatie tot enkele jaren terug nog het exclusieve domein van webmasters en intranetredacteuren, tegenwoordig kan iedere medewerker van een organisatie een communicatiekanaal starten om kennis te delen met collega’s. Als bepaalde functionaliteiten niet op intranetpagina’s zijn terug te vinden, dan creëren medewerkers deze functionaliteit zelf wel. In veel organisaties is Yammer op deze wijze geïntroduceerd. Niet door een IT- of communicatieafdeling, maar door medewerkers die willen experimenteren met snelle en flexible informatieuitwisseling. Blijkbaar zijn de mogelijkheden die huidige intranetten bieden niet voldoende voor de eisen en wensen van medewerkers. Een goede oplossing is het aanbieden van deze kanalen binnen de huidige werkomgeving. Hierin wordt het intranet zoals de meesten het kennen (een heleboel pagina’s) een onderdeel van de digitale werkomgeving.
Intranet als een smartphone
Vergelijk het met het gebruik van een smartphone. Vele mensen hebben een iPhone met dezelfde basisfunctionaliteit. Maar als ik de applicaties op mijn iPhone vergelijk met andere iPhone-gebruikers zal er een verschil zijn in de applicaties die wij geïnstalleerd hebben. Dit komt doordat ik een andere informatiebehoefte heb dan andere iPhone-bezitters. Zou het niet prachtig zijn als je jouw digitale werkomgeving kan inrichten met je favoriete applicaties? Zodat de medewerker de updates, links en tools tot zijn beschikking heeft die relevant zijn voor hem? Zo zullen medewerkers van een financiële afdeling hun links of feeds van financiële applicaties kunnen toevoegen. Terwijl communicatiemedewerkers weer apps kunnen toevoegen voor het monitoren van online media of het gebruiken van Dropbox. Natuurlijk zullen er ook applicaties zijn die een vaste plek krijgen in zo’n omgeving, zoals bedrijfsnieuws, nieuwe mails of het reserveren van vergaderzalen. Eigenlijk net als op smartphones een browserapp niet verwijderd kan worden.
Iedereen is verantwoordelijk voor een intranet
Veel werkprocessen zijn jarenlang ingesleten in een organisatie. Intranetten worden vooral gebruikt als nieuwskanaal en als opslagarchief voor documenten en HRM-informatie. Door de veranderingen op het gebied van intranet zullen uiteindelijk veel meer medewerkers en afdelingen verantwoordelijkheid worden voor de kwaliteit van een intranet. Vroeger was het een webmaster die de boel technisch liet draaien en een webredacteur die de teksten plaatste. In de toekomst wordt het belangrijk dat de afdeling zelf aangeven welke eisen & wensen zij hebben voor een intranet om hun werk beter en sneller te kunnen doen. Dit vereist van deze afdelingen ook betrokkenheid en bereidheid om te investeren in nuttige toepassingen binnen de digitale werkomgeving.
Gerelateerde artikelen
Over de auteur: Tim van Waard
Ik ben gespecialiseerd in (interne) social media, content marketing en community management. Ik help organisaties het maximale uit hun online communicatie te halen. Door kennis en verhalen te delen inspireer ik organisaties om meer uit hun content te halen.