Draagvlak nodig voor je website redesign? Zo doe je dat
Doe je een redesign van je website? Zorg dan dat je hele organisatie achter je staat. Want een succesvolle website redesign staat of valt bij draagvlak. Maar hoe zorg je dat je collega’s je project steunen? Een aantal tips.
Betrek je organisatie tijdig bij de plannen voor de website
Je website is het eerste filter tussen jou en je klant. Het is de plek waar je je bedrijf kunt presenteren. En het is de plek waar je verwachtingen bij je klant schept over zaken als service, deskundigheid en klantvriendelijkheid. Een website redesign weerspiegelt dan ook vaak de organisatie én de richting die je met de organisatie op wilt. Het ligt dan ook voor de hand om de hele organisatie te betrekken bij veranderingen aan de website. Ook omdat die meestal samenhangen met (misschien al bestaande) veranderingen van processen. Zorg dus dat je je collega’s hoort en betrekt. Dan zullen ze ook eerder de redesign omarmen.
Tips
- Houd openbare bijeenkomsten waarin je je plannen presenteert.
- Vraag actief om input van collega’s buiten het projectteam.
- Laat collega’s van alle niveaus meedenken; dus niet alleen stakeholders.
- Zorg voor regelmatige updates tijdens het redesign-traject.
- Houd informele een-op-een-overleggen of schuif aan bij teamoverleggen.
Leg uit waarom het redesign plaatsvindt
Zoals gezegd, een website omgooien doe je nooit zomaar. Er zit altijd een bepaalde organisatiedoelstelling achter. Bij een redesign geldt vaak dat je de website klantvriendelijker wilt maken – en dus je organisatie aantrekkelijker, waardoor je hopelijk meer producten of diensten afzet. Licht altijd deze achterliggende redenen toe, en ook hoe het veranderen van de website bij gaat dragen aan deze doelstellingen. Zelfs als dat voor jou vanzelfsprekend lijkt, is het dat voor anderen misschien niet. Hoe meer begrip er is voor het ‘waarom’, hoe groter het draagvlak.
Tips
- Leg de doelstellingen van het redesign schriftelijk vast en maak ze beschikbaar voor de organisatie.
- Beargumenteer de planning en deadline van het project en leg dit uit in de organisatie: waarom het redesign juist nu?
Leg de voordelen van het redesign voor je collega’s uit
Meestal is een website redesign niet alleen in het belang van klanten, maar ook van je collega’s. Hun werk komt bijvoorbeeld beter voor het voetlicht. Of het redesign zorgt ervoor dat ze klanten beter kunnen helpen en minder klachten en vragen krijgen. Zo levert de nieuwe website hen uiteindelijk meer tijd op om te besteden aan ander belangrijk werk, waar ze nu niet voldoende tijd voor hebben. Wat de voordelen ook zijn, licht ze uit. Zo zijn de mensen die je nodig hebt eerder bereid om hun tijd te steken in het redesign-project.
Tips
- Sluit eens per periode aan bij teamoverleggen om te zien of je nog steeds steun krijgt.
- Vraag actief naar verbeterideeën neem die mee in je project.
- Neem bezwaren en kritische noten mee in je project.
Spreek verwachtingen uit
Voor een succesvolle website redesign heb je mensen in je organisatie nodig. Experts die hun kennis delen, een tekstschrijver, collega’s die meedenken over achterliggende processen, klantenservicemedewerkers die weten wat er bij klanten speelt. Van al deze mensen in de organisatie verwacht je dat ze tijd en energie in de website gaan steken. Zorg dus dat zij weten wat je van ze verwacht. Hoeveel tijd zijn ze kwijt? Wanneer kunnen ze een vraag verwachten? Welke rollen vervullen zij? En wat verwacht je van hen nadat het project is afgelopen?
Tips
- Communiceer verwachtingen niet alleen aan teamleiders of managers, maar ook aan het team zelf.
- Maak duidelijke afspraken met managers over de tijd die hun team krijgt om aan het project te werken.
- Maak duidelijke afspraken over werkwijzen tijdens het project en web governance achteraf.
- Houd bij de planning en deadline van het project rekening met drukke perioden binnen je organisatie.
Maak het visueel
Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Wat je met de website precies gaat doen en hoe dat vorm krijgt, vertel je dus eigenlijk het best in een plaatje. Deel daarom de voorbeelden, nieuwe designs of mock-ups die je van je ontwerper krijgt, zo gauw je ze krijgt. Zo krijgt het hele bedrijf een beeld bij wat er gaat gebeuren.
Tips
- Presenteer je visuals via e-mail en intranet, maar presenteer ze ook apart in bijeenkomsten of teamoverleggen.
- Maak duidelijk aan je organisatie wat de status is van het beeld: in ontwikkeling, in concept, definitief. Zo voorkom je dat je kritiek krijgt op visuals die je zelf ook nog niet had goedgekeurd.
Website redesign blijvend gedragen door de organisatie
Een website redesign dat breed is gedragen binnen de organisatie, heeft meer kans van slagen. Want collega’s hebben energie gestoken in het project en willen weten hoe het afloopt. Doordat je de hele organisatie om input hebt gevraagd tijdens je project, creëer je blijvende betrokkenheid. Hou dat enthousiasme vast door regelmatig updates te geven over de organisatiedoelstellingen die je behaalt met de nieuwe website. Zo blijft je redesign succesvol, ook nadat het project is afgerond.
Headerbeeld: Steve Jurvetson
Gerelateerde artikelen
Over de auteur: Esther Scherpenisse
Esther Scherpenisse is contentmarketeer bij Whiteside Online Marketing. Ze helpt bedrijven om op een klantvriendelijke, gerichte en effectieve manier marketingresultaten te bereiken. Dat doet ze met online advies en relevante content, zoals blogs, social posts en commerciële webteksten. Esther was voorheen contentspecialist bij Presenter.