Contentproces: snel van het lab naar de markt

Sta je aan het begin van een contentproces? Of het nu gaat om 1 pagina of een online campagne: maak snel kennis met de contenteigenaren, de mensen van de inhoud. Zo leg je een stevige basis voor samenwerking.

Vooral in grotere organisaties kan het contentproces weerbarstig en tijdrovend zijn. Belangrijke oorzaak: de grote afstand (figuurlijk, maar soms ook letterlijk) tussen contentmakers en contenteigenaren. Daarom enkele aanwijzingen voor contentmakers om het proces te vergemakkelijken en te versnellen.

Verdiep je in het onderwerp

Het praat natuurlijk veel gemakkelijker als je weet waar de content over gaat. Of het nu een subsidieregeling voor de visserijsector is, een arbeidsongeschiktheidsverzekering of het nieuwste model van een automerk. Zorg dus dat je van tevoren goed op de hoogte bent van het onderwerp. Bekijk de huidige content van de organisatie en verdiep je in relevante informatie buiten de organisatie.

En je bent natuurlijk goed op de hoogte van alles wat er speelt en mogelijk is op je eigen terrein: contentstrategie en communicatieplan van de organisatie, kanalen die gebruikt kunnen worden, schrijfwijzer, webrichtlijnen enzovoort.

Maak kennis met de mensen van de inhoud

Maak zo snel mogelijk kennis met de contenteigenaren. Het lijken soms wel je tegenstanders. Je moet ze ‘mee zien te krijgen’ of ‘voor je winnen’. Ze werken op een andere afdeling, in een ander team en misschien wel op een andere locatie. Grote kans dat je niet eens een beeld hebt van wat ze precies doen. Toch zijn ze essentieel voor de organisatie. Zij zijn de uitvinders, de bedenkers, de plannenmakers – of uitvoerders van die plannen. En ze hebben de informatie die jij nodig hebt.

Hoe groot de afstand ook lijkt, voor goede content zijn het je directe collega’s. Jullie hebben dezelfde (organisatie)doelen: zoveel mogelijk verkopen van product x, mensen overtuigen om y te doen of zich aan te melden voor z.

Dus plan een afspraak en hou die ontmoeting informeel. Lunch met elkaar, drink koffie. Vermijd de formele vergadering.

Bespreek je gezamenlijke doelstellingen: luister, leg uit en stem af

En waar gaat het gesprek over? Of beter, waar gaat het gesprek naartoe? Het uiteindelijke doel staat natuurlijk vast: zo goed mogelijk bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. Het recept: voeg de juiste inhoudelijke informatie in goede verhouding samen met de contentstrategie en het communicatieplan en meng deze tot een mooi geheel. 3 werkvormen zijn hierbij belangrijk:

• Luister
  Geef je collega de ruimte om (het liefst met enthousiasme) te vertellen over het product of de dienst (wat). Zorg dat je een zo goed mogelijk beeld krijgt van de doelgroep (voor wie) en alle informatie die je verder nog nodig hebt om goede content te kunnen maken: waar, wanneer, waarom en hoe. Speel in op het verhaal van je collega en stel vragen als je iets niet snapt of als je meer info nodig hebt.
• Leg uit
  Neem je collega mee in de wondere wereld van content. Laat de verschillende vormen van content zien: tekst, beeld, geluid, video. Toon de kanalen die beschikbaar zijn om de content te publiceren: webpagina’s, tweets, ads via Google of Facebook, nieuwsbrieven, enzovoort. En geef vooral mooie, toepasselijke en succesvolle voorbeelden: ‘X ondernemers uit de doelgroep lezen deze nieuwsbrief.’, ‘De landingspagina voor product Y is zo geoptimaliseerd voor zoekmachines dat wie zoekt naar …, als eerste bij ons uitkomt.’, ‘Met tweets hebben we onze volgers op de hoogte gehouden in de aanloop naar de introductie van Z.’ Laat zien wat mogelijk is, maar geef ook duidelijk aan wat niet mogelijk of wenselijk is en wat randvoorwaarden zijn zoals webrichtlijnen.
• Stem af
  Zijn jullie over en weer enthousiast? Jij over het mooie product of het fantastische plan en je collega over de mogelijkheden? Gefeliciteerd! Dan zijn jullie zover om samen de contouren voor de best mogelijke content uit te tekenen.

Maak afspraken over de losse eindjes

Aan het einde van het 1e gesprek is alles vast nog niet in kannen en kruiken. Maak afspraken over de losse eindjes:

• Stel vast wat je nog nodig hebt van elkaar, zoals: aanvullende informatie over het onderwerp, beeldmateriaal (voor jou), voorbeelden van vergelijkbare content, informatie over het communicatieplan (voor je collega). Spreek af wat je naar elkaar gaat mailen en wanneer.
• Stel een planning vast tot aan het moment dat de content live moet: voorstel, reviewronde, publicatie.
• Maak afspraken over de review: hoe krijg je reactie(s) op het voorstel aangeleverd, door wie en wanneer.

Werk het voorstel uit, verwerk reacties… en publiceer

Jullie hebben samen bedacht hoe de content er uit zou kunnen zien. Maak op basis hiervan, en met alle inhoudelijke informatie die je hebt, een zo goed mogelijk uitgewerkt voorstel. Laat als het kan zien hoe de content ‘in het echt’ gaat worden. Dus een (screenshot van een) webpagina, voorbeeldtweets of de opzet van een infographic. Of een combinatie van meerdere uitingen, zoals een landingspagina met bijbehorende ads.

Wijkt het voorstel af van wat je hebt afgesproken? Geef het aan en leg uit waarom je afwijkt: beter alternatief, nieuw inzicht, (technische) onmogelijkheid.

Blijf in de reviewronde trouw aan wat je eerder hebt afgesproken en neem wijzigingsvoorstellen over die:

• inhoudelijke fouten corrigeren
• de content verbeteren

Koppel je verwerking van de wijzigingsvoorstellen terug. Vertel welke wijzigingen je niet hebt overgenomen en leg uit waarom. Doe ten slotte een voorstel voor het moment van publicatie. Kom je er nog niet uit? Plan dan zo snel mogelijk een afspraak om de laatste hobbels weg te nemen.

Stay in touch

Zijn jullie eruit gekomen? Goede kans dat je een mooie basis hebt gelegd voor verdere samenwerking. Bijvoorbeeld voor het actualiseren of nog beter maken van de content, of voor nieuwe…

Gaat het om grotere hoeveelheden content? En/of is het content die aan verandering onderhevig is? Maak het jezelf dan gemakkelijk en gebruik een tool voor de planning, zoals een contentkalender. Maar vergeet niet om regelmatig af te spreken. Zo blijf je op 1 lijn en hou je het contentproces gaande.

Over de auteur: Wim Oppelaar

Hoe bereikt uw organisatie de doelgroep? Met welke content en via welke kanalen? Daar help ik u bij! Ik denk mee over de beste strategie voor uw situatie en werk als (eind)redacteur graag mee om plannen ook uit te voeren. Als een betrouwbare gesprekspartner voor uw medewerkers. Nooit bang om tussentijds een nieuw pad in te slaan, maar altijd gericht op de best mogelijke content voor uw organisatie.