Contentplanning voor jouw organisatie: 10 tools om uit te kiezen

Een contentkalender is een planningstool voor al je (online) content. Een goede contentkalender is een praktisch hulpmiddel waarmee je je campagnes en projecten inplant, wanneer en waar de content gepubliceerd moet worden en wie ervoor verantwoordelijk is. Met een contentplanning houd je je doelgroep altijd in beeld en je website en online kanalen up-to-date. Een contentplanning maken kan met veel verschillende tools. Welke is nou het beste voor jouw organisatie? Ik heb er 10 voor je uiteengezet, zo heb je een goed overzicht welke tool bij jou past.

Hier vind je De Contentkalender: een handige en praktische online tool.
Direct aan de slag? Maak je account aan.

 Waarom een contentkalender?

Als je succesvol online wilt communiceren, dan zet je je bezoekers voorop en stem je je content af op je bezoeker en je organisatiedoelen. Heb je je bezoeker en doelstellingen helder in beeld? Dan kun je beginnen met content te creëren. Om dit zo overzichtelijk mogelijk te houden gebruik je een contentkalender. Hiermee plan je in wat wanneer gemaakt moet worden en wanneer het live gezet moet worden. Ook hou je met een kalender overzicht van de belangrijkste (retail)momenten van het komende jaar, zodat je ruim op tijd op de hoogte bent van wat er gaat spelen. Bovendien zie je waar er gaten zijn in je planning en voorkom je dat je zit met een contentgap.

Meer content en grotere tevredenheid

Organisaties zijn tevredener over de prestaties van hun content wanneer ze gebruikmaken van een contentkalender. Dat blijkt uit onderzoek van Contenteer. Een andere conclusie uit datzelfde onderzoek: er wordt meer content gepubliceerd wanneer een bedrijf een contentkalender gebruikt. Kortom, allemaal voordelen. Maar welke tool past het beste bij jouw organisatie?

1. De Contentkalender

Een contentplaning maken kan over vijf minuten starten met De Contentkalender. Deze online tool is eenvoudig aan te passen aan je organisatie en voorkeuren. In de Contentkalender plan je je projecten en je ‘communicaties’. Zo worden al uitingen genoemd. Het is een handig hulpmiddel bij het behalen van de (online) doelstellingen van je organisatie. De Contentkalender helpt je niet alleen bij je contentplanning. Het helpt je om gestructureerd te werk te gaan én meer inzicht te verkrijgen in wat je doet. In je planning zie je duidelijk pieken en dalen terug. Zijn je berichten goed verdeeld over het jaar? Publiceer je niet teveel tegelijkertijd of juist te weinig op bepaalde momenten? De Contentkalender laat het je zien.

• Prijs: verschillende prijzen voor verschillende accounts.
• Geschikt voor: freelancers, kleine tot middelgrote organisaties of middelgrote online afdelingen
• Format: online applicatie

Voordelen:

• Toegankelijk: de tool is gebruiksvriendelijk
• Overzichtelijk: Door een kalenderweergave en verschillende filters krijg je overzicht
• Gestructureerd: je kan je hele werkproces in de kalender kwijt
• Samenwerken: al je collega’s kunnen een eigen inlog krijgen en er zelf in werken
• Instellingen: verschillende instellingen zijn zelf aan te passen/ in te vullen

Nadelen:

• Je betaalt per gebruiker
• Het is een hele uitgebreide tool
• Je moet goed nadenken over de indeling
• Je moet zelf veel gegevens invullen voordat je aan de slag kan (mediakanalen, doelstellingen, etc.)

2. Contentplanning maken met Google Calendar

Wie kent Google Calendar niet? De gratis tools van Google zijn ook uitermate goed, gemakkelijk en gratis in te zetten als tool voor contentplanning. Het is al ingericht als kalender, en het is heel makkelijk in te vullen wie wat wanneer moet doen. Je kunt makkelijk gebruikers toevoegen en iedereen op de hoogte houden van wat er wanneer gebeurt. Bij deze tool is het wel belangrijk hoe je het zelf inricht en hoe je ermee samenwerkt.

• Prijs: Gratis
• Geschikt voor: freelancers, kleine tot middelgrote organisaties of middelgrote online afdelingen
• Format: online tools waaronder een spreadsheet

Voordelen:

• Oneindig aantal gebruikers.
• Gemakkelijk te koppelen aan je Gmail-account.
• Intuïtief en gemakkelijk te gebruiken.
• Werken op basis van een kalenderoverzicht.

Nadelen:

• Geen contentkalender-format, dus je moet het zelf verzinnen of inzetten.
• Publiceert niet rechtstreeks naar een CMS of social media.
• Als je een persoonlijk Gmail-account gebruikt staan je persoonlijke afspraken en je contentkalender in 1 overzicht.

3. Marketing.ai

Marketing.ai heeft een Editorial Calender dat ontwikkeld is door contentmarketeers. Deze marketeers wilden graag het leven van collega’s gemakkelijker maken. Daarvoor hebben ze een tool gemaakt. De tool is gebouwd met een kalender als kerngedachte en uitgangspunt. Uniek aan deze tool is de Buyer Cycle Stage. Zo kun je content maken voor al je klanten, ongeacht welk stadium van de customer journey ze zitten. Je kunt ook persona’s toevoegen of automatisch laten genereren.

• Prijs: $ 749,- per maand
• Geschikt voor: middelgrote en grotere organisaties
• Format: software

Voordelen:

• Kalendergerichte interface voor contentplanning.
• Gebruiksvriendelijke drag & drop-interface.
• Handige filters: zoals contenttypes, schrijvers, customer life cycle-fase en persona’s.
• Targets zijn gemakkelijk bij te houden.
• Gemakkelijk publiceren naar bekende platforms.
• Gemakkelijk taken toewijzen aan gebruikers.
• Gemakkelijk doorlopen van verschillende stadia van het contentproces.

Nadelen:

• Redelijk ingewikkeld om te leren.
• Extra kosten als je de customer journey wilt aan laten passen (maatwerk).
• Nog niet mogelijk om naar alle (social media-)kanalen te publiceren.
• Voor kleine of middelgrote organisaties een grote maandelijkse investering.
• Pas een interessante tool vanaf een bepaalde hoeveelheid contentproductie.

4. DivvyHQ

DivvyHQ is een contentkalender die ontworpen is om contentspecialisten, schrijvers en andere experts goed samen te laten werken en effectief content te laten produceren. Content managen, content inplannen en publiceren en zelfs het promoten van je content is mogelijk met deze tool. Je kunt oneindig veel kalenders aanmaken en oneindig veel gebruikers toevoegen. De kalenders zijn ook gemakkelijk te filteren op bijvoorbeeld een gebruiker.

• Prijs: vanaf $ 79,- per gebruiker per maand
• Format: Cloud-platform
• Geschikt voor: grotere organisaties die veel content produceren

Voordelen:

• Ongelimiteerd aantal gedeelde kalenders.
• Gemakkelijk om in te stellen en navigeren.
• Het platform is aan te passen naar de wensen van je organisatie.
• Meest gebruikte functies zijn snel en gemakkelijk te gebruiken.
• Overzicht van meerdere kalenders in 1 overzicht.
• Mogelijkheid om ideeën op een lijstje te zetten, de zogenaamde parking lot.
• Workflow is makkelijk aan te passen.
• Gemakkelijk taken toewijzen aan gebruikers.
• Communiceer met andere gebruikers via de tool.

Nadelen:

• Niet mogelijk om afbeeldingen van groot formaat te uploaden.
• Zal niet voor iedereen even intuïtief zijn om in gebruik te nemen.
• Voor kleine of middelgrote organisaties een grote maandelijkse investering.
• Pas interessant vanaf grote werkstromen.
• Voor sommige gebruikers teveel mogelijkheden.

5. Kapost

Kapost is een platform dat gebouwd is voor contentspecialisten die graag willen zien wat het resultaat is van hun werkzaamheden. Deze tool is heel erg gericht op wat de gepubliceerde content uiteindelijk oplevert. Het is een uitgebreid dashboard dat veel mogelijkheden biedt, maar daar hangt dan ook een prijskaartje aan. Ben je erg conversiegedreven? Dan is dit de contentkalender voor jou.

• Prijs: vanaf $ 1.600,- per maand
• Format: online tool en app
• Geschikt voor: grotere organisaties

Voordelen:

• Alle contenttypes (ook grotere projecten als white papers en webinars) zijn te managen op 1 platform.
• Online content meteen publiceren op al je netwerken en naar je CMS.
• Al je contentgegevens, zoals het aantal views, de hoeveelheid gepubliceerde content en conversies worden bijgehouden.
• Het contentdashboard en de workflow is volledig naar eigen wens in te richten.
• Beschikt over een marketingkalender voor alle content en campagnes.
• Persona- en buyercycle-gericht.

Nadelen:

• Dure tool.
• Door de vele opties is de tool best ingewikkeld om te leren.

6. Contentplanning met Trello

Trello is niet echt een planningstool, maar meer een projectmanagementtool en daarom zeer geschikt voor contentplanning. Je maakt per project een board aan. En op dat board kun je verschillende kolommen aanmaken. Dit kun je geheel naar eigen werkwijze doen. In eerste instantie maakt Trello 3 kolommen voor je aan: To do, Doing en Done. Per kolom kun je dan weer een taak aanmaken en iedere taak kun je aan iemand toewijzen. Ook is het mogelijk om een deadline aan een taak te hangen en met de kalenderadd-on zie je de taken overzichtelijk op de kalender weergegeven.

• Prijs: Gratis, up te graden naar een Trello Gold voor $ 5,- per maand
• Format: online tool en app
• Geschikt voor: freelancers, MKB, kleine afdelingen

Voordelen:

• Trello is heel erg flexibel en in te richten naar ieders wens.
• Als je met meerdere mensen aan een project werkt is Trello ideaal om het overzicht te behouden en de taken overzichtelijk te verdelen.
• Werkt ook erg goed op je mobiel, via de app of de browser.
• Gemakkelijk en intuïtief te gebruiken interface: drag & drop.
• Afbeeldingen, documenten en links zijn gemakkelijk toe te voegen.
• Onbeperkt aantal gebruikers toevoegen.
• Responsive tool: werkt goed op ieder schermformaat.
• Open API: je kunt je eigen plugins en extensies maken en toevoegen.

Nadelen:

• Als je een board niet goed inricht dan haal je lang niet alle voordelen uit het programma.
• Het toevoegen of verwijderen van gebruikers en het toewijzen van adminrechten is niet heel gebruikersvriendelijk.
• Geen kant-en-klare contentplanning, dus je moet de tool inrichten naar eigen inzicht.

7. JIRA

Veel grote organisaties die volgens de Scrum-methodiek werken maken al gebruik van JIRA. Deze tool is niet alleen goed in te zetten voor je sprints, maar kan ook zeker dienen als een handige contentplanning. Sprints kun je inrichten als projecten. Issues kun je inrichten als taken. Prioriteer alles naar deadline en je hebt een handige planningstool.

• Prijs: $ 10,- voor tot 10 gebruikers
• Format: software
• Geschikt voor: grote organisaties die de tool al gebruiken

Voordelen:

• Updates via e-mail, chat of mobiel.
• Workflow aan te passen naar je eigen behoefte.
• Blijf gemakkelijk op de hoogte door de handige filters.
• Flexibele dashboards.
• Veel plugins die je kunt toevoegen.
• Betaalbare tool, ook voor kleinere organisaties.

Nadelen:

• Meer een developertool dan een contentplanningstool en vereist wel leerperiode.
• Niet echt geschikt voor kleinere contentproducties.
• Je kunt geen gebruikers verwijderen uit je teamlijsten.

8. WordPress Editorial Calender

WordPress Editorial Calender is een plugin die je aan je WordPress kan toevoegen. Het geeft je een kalenderoverzicht van al je posts, ook als het nog drafts zijn of als ze scheduled zijn. Zo wordt contentplanning makkelijker: je ziet hoeveel je gepland hebt voor een dag en je ziet meteen waar je contentgap zit.

• Prijs: gratis
• Format: plugin voor WordPress
• Geschikt voor: kleinere en middelgrote organisaties wiens website in WordPress draait

Voordelen:

• Gebruiksvriendelijk
• Overzicht van 8 weken met al je WordPress-posts.
• Gemakkelijk schuiven met de publicatiedatums van je post door middel van drag&drop.
• Gemakkelijk in gebruik.

Nadelen:

• Niet geschikt voor veel content
• Geeft maar 1 kalenderoverzicht.
• Erg beperkte tool: alleen maar geschikt voor je WordPress-websiteposts en niet voor bijvoorbeeld social media-posts

9. ContentPulse

ContentPulse is een overzichtelijke, redelijk uitgeklede contentplanner waarmee je gezamenlijk kunt werken aan (social media-)projecten. Gemakkelijk te gebruiken en aan te leren. Deze tool biedt een handige kalenderbased tool waarbij je opnieuw kunt inplannen door het simpelweg verslepen van posts.

• Prijs: vanaf € 29,-
• Format: online tool
• Geschikt voor: kleine organisaties en freelancers

Voordelen:

• Meerdere projecten kun je beheren via meerderde borden.
• Per project heb je een overzichtelijke kalenderview.
• Gebruiksvriendelijk tool.
• Afbeeldingen en documenten kun je toevoegen per campagne.
• Sociale content is meteen vanuit de tool te posten.
• E-mailmeldingen

Nadelen:

• Online tool is niet responsive.
• Zelfs het meest uitgebreide pakket geeft slechts toegang voor 10 gebruikers en slechts 3 projecten. Wel is het mogelijk om contact op te nemen voor meer gebruikers.
• Het meest uitgebreide pakket biedt alleen meer gebruikers en projecten, verder geen uitgebreide opties.

10. Asana

Projecten en samenwerken in een team staan bij Asana centraal. Het idee is dat alle communicatie en alle acties in een project staan, in plaats van in e-mails. Per project kun je taken (acties) aanmaken en toewijzen. Ook heel handig: van reacties of opmerkingen (conversations) op een taak kun je direct een actie maken. Hou overzicht op je contentplanning met de ‘calendar’ en vind snel iets terug met de ‘tags’ die je toevoegt aan je taak. Met de uitgebreide zoekfunctie kun je specifieke zoekresultaten binnen een project of meerdere projecten opslaan als favorieten. Bijvoorbeeld wat er nog gedaan moet worden binnen het team, of wat er al gereed is.

• Prijs: Gratis, up te graden vanaf $ 20,- per maand afhankelijk van het aantal teamleden
• Format: online tool en app
• Geschikt voor: freelancers, MKB, kleine en middelgrote organisaties

Voordelen:

• Simpele interface en zeer gebruikersvriendelijk.
• Vooral handig om in samen te werken met een team en alle communicatie in het project op te slaan.
• Eenvoudig taken aanmaken, toewijzen en overzicht houden op je project.
• Werkt via je browser en app.
• Makkelijk te wijzigen via drag & drop.
• Alle soorten bestanden kun je makkelijk toevoegen aan je taken.
• Synchroniseer taken direct met je eigen agenda (Google calendar, Outlook, iCal)
• Open API: voeg allerlei extensies toevoegen.
• Bestanden toevoegen aan taken.

Nadelen:

• Je taken hebben alleen een status ‘open’ en ‘gereed’. Daardoor heb je niet altijd direct inzicht in de status van de taak.
• Geen kant-en-klare contentplanning, dus je moet de tool inrichten naar eigen inzicht.
• Met de ‘tags’ kun je nog overzichtelijker en efficiënter werken, maar ook dat moet je zelf verzinnen.

Praktische uitvoering van je contentstrategie

Heb je moeite met in het invullen van je contentplanning? Misschien is de Contentkalender Workshop wat voor jou. Hier gaan we in op hoe je je contentkalender kunt invullen op basis van je contentstrategie. Een contentkalender is immers de praktische uitvoering van je contentstrategie. Als je je doelgroepen en (organisatie)doelstellingen duidelijk hebt, dan is het invullen van een contentkalender een peulenschil. Is je contentstrategie nog niet concreet? Dan kan Presenter je als geen ander helpen. Volg onze Training Contentstrategie of neem contact met ons op.

Bron headerafbeelding: Pexels

Over de auteur: Femke Koning

Als contentspecialist bij Presenter combineer ik mijn passie voor taal met mijn mateloze fascinatie met alles wat met online te maken heeft. Het liefste ben ik bezig met conversie-optimalisatie, usability, beeldredactie en ecommerce.