Contentmigratie intranet: een goed begin is het halve werk (1)
Hoera, een nieuw intranet! De structuur staat en het ontwerp ziet er strak uit. Alleen nog content migreren en klaar is Kees. In de praktijk is dit niet zo eenvoudig. Hoe start je met een efficiënte contentmigratie? Dit is de eerste blogpost in een serie over het migreren van je internet.
Plaats nooit lukraak informatie over. Zonder een contentmigratieplan haal je je (onnodig) veel werk op de hals. Vergelijk contentmigratie met verhuizen. Je nieuwe huis is kleiner, heeft een andere kamerindeling en witte in plaats van gele muren. Je bank, kasten en gordijnen passen daarom niet allemaal in het nieuwe interieur. Hetzelfde geldt voor een vers intranet. Dit heeft een andere structuur en vormgeving. Welke content past daarin?
Doel van een contentmigratie
Een ander intranet betekent andere uitgangspunten. Bedenk vooraf wat de gevolgen van een migratie zijn voor de content van het intranet. Wie zijn je lezers en wat komen ze doen op het intranet? Wiens gezichtspunt weerspiegelt de content? Een intranet is er voor medewerkers, maar de informatie wordt vaak vanuit het oogpunt van de directie aangeboden. Maak persona’s, ijkpersonen op basis van de collega’s voor wie je schrijft. Visualiseer iedere persona met een naam, leeftijd en foto. Vraag je bij iedere pagina af wat je persona ervan zou vinden.
Betrek lezers bij een contentmigratie
Je nieuwe intranet is er voor je medewerkers, maak het dan ook van hen. Betrek ze daarom vanaf het begin bij je contentmigratie:
- Je collega’s van de P&O-afdeling kunnen je helpen bij het opstellen van de persona’s;
- OR-leden kennen alle ergernissen;
- Kantinepersoneel weet welke gerechten het populairst zijn – niet zelden is het ‘Menu van de dag’ de meest bezochte intranetpagina.
Houd altijd een presentatie waarin je de nieuwe uitgangspunten uitlegt aan collega’s en om hun hulp vraagt. Rijkswaterstaat introduceerde haar sociale intranet bijvoorbeeld met een filmpje .
Contentmigratie: zelf doen of iemand inhuren?
Een frisse blik helpt. Vraag daarom een externe webspecialist om hulp. Zo voorkom je dat je zelf het wiel opnieuw uitvindt. Maak gebruik van zijn of haar ervaring. De deskundige denkt met je mee en geeft praktische tips. Bovendien krijg je objectief advies. Een ‘eigen’ medewerker is eerder geneigd om rekening te houden met de interne verhoudingen en is wellicht gehecht geraakt aan het oude intranet.
De uitgangspunten zijn helder, de lezers betrokken en je hebt hulp van buitenaf. Gefeliciteerd: je kunt aan de slag!
Volgende week in deze serie: Contentmigratie: inventariseer je informatie
Gerelateerde artikelen
Over de auteur: Marijn Bon
Marijn Bon is webredacteur.