Contentmigratie met Trello: migratieproject in de cloud
Een goede contentmigratie lijkt op een snelkookpan. De opgebouwde druk kan een redactieteam goed gebruiken om snel resultaat te boeken. Prioriteren onder tijdsdruk kan heel goed werken. Maar hoe houd je de situatie in de snelkookpan een beetje onder controle? Bij een paar recente contentmigratieprojecten besloten we gebruik te maken van Trello. En dat gaan we vaker doen. Lees meer over onze ervaringen en maak gebruik van de handige tips.
Welke rol speelt content in een sitemigratie? Aandacht voor contentstrategie moet voorafgaan aan de keuze voor een nieuw CMS of een redesign van de website. Contentkeuzes zijn dan onderdeel van het programma van wensen en eisen. Techneuten en contentspecialisten zitten bij elkaar in het projectteam. Iedere contentmigratie heeft een redactionele component, al verschilt de omvang per project. Goede samenwerking binnen de teams en tussen deze teams is een voorwaarde voor een succesvolle contentmigratie. Daarvoor is Trello erg geschikt. Trello brengt de contentmigratie naar de cloud.
Waarom Trello in een contentmigratieproject?
Schrijven, herschrijven en overzetten van grote hoeveelheden content in een korte tijd vraagt om overzicht. Van wiens goedkeuring ben je afhankelijk? Hoe ziet de workflow er verder uit? Spreadsheets van projectleiders kunnen (afhankelijk van de omvang van de contentmigratie) angstwekkende vormen aannemen. Binnenkomende verzoeken, correcties en eindredacties kunnen zorgen voor een totaal onoverzichtelijke stroom van content. Wij hebben de ervaring dat Trello een contentmigratieproject transparant en flexibel maakt. Trello helpt projectleiders om de verantwoordelijkheid te leggen waar hij thuishoort: bij de leden van het migratieteam. Dat veel scrumteams al gebruikmaken van Trello, is een bijkomend voordeel.
Drie redenen om in een contentmigratie met Trello te werken
1. Totaaloverzicht
In een project voor een provincie bestond de opdracht uit het actualiseren en overzetten van duizenden pagina’s. Natuurlijk begonnen we met een spreadsheet om de omvang van het project in beeld te krijgen. Het overzicht van het Exceldocument bleek een schijnoverzicht te zijn toen aanpassingen en aanvullingen over elkaar heen begonnen te duikelen. In Trello kun je per pagina of per dossier een Trello-card aanmaken met alle relevante discussies en documenten. Je kunt bestanden vanaf je computer toevoegen, maar ook documenten vanuit de cloud. Uit Google Drive bijvoorbeeld. Zo kun je zelfs binnen documenten samenwerken.
2. Flexibiliteit
In ons project voor een onderzoeksinstituut uit Utrecht kreeg iedere pagina in het project een eigen Trello-card die we makkelijk konden verslepen van de ene persoon naar de andere persoon en van de ene projectfase naar de andere projectfase.
3. Transparantie
Aan iedere Trello-card kun je een teamlid toewijzen. Ook andere vormen van metadata zijn beschikbaar: vooral met labels en ‘due dates’ kun je informatie toevoegen aan een Trello-card. Dankzij goede metadata heb je een goede basis voor om een deelverzameling voor het team of een rapportage voor de projectmanager te maken. Ook in technisch opzicht is Trello transparant: met de Trello API kunnen developers zelf aan de slag om toepassingen bovenop Trello te bouwen. Dat leidt tot mooie plugins, zoals Corrello (teamdashboards) en Punchtime (tijdschrijven). En in IFTTT vind je allerlei mogelijkheden om slim gegevens naar Trello te sturen of vanuit Trello op te halen.
Heeft het gebruik van Trello ook nadelen?
Is dit dan één grote lofzang over Trello? Wat zijn de nadelen? Het kan lastig zijn om coördinatie en controle uit te voeren zonder een centrale spreadsheet. Vooral bij grotere teams is dit het geval. In ieder geval is zorgvuldig beheer van Trello-gebruikers met verschillende rechten belangrijk. Dat geldt ook voor goede afspraken met teamleden over het beheer van cards. Trello maakt een stand-up of voortgangsoverleg niet overbodig. Je kunt deze decentralisatie natuurlijk ook als kans bekijken: Trello helpt teamleden inzicht te krijgen in en meer invloed op hun werkvoorraad.
Het enige echte nadeel van Trello vind ik de beperkte rapportagemogelijkheden. Deelrapportages per gebruiker, per thema of per datum zijn niet mogelijk, zelfs niet voor gebruikers van Trello Business Class. Een handige ontwikkelaar bouwde voor niet-betalende gebruikers de Chrome-plugin ‘Export Excel’, maar die helpt je alleen om een heel Trello-board naar Excel te exporteren. Echte informatie moet je vervolgens zelf nog uit deze datadump trekken.
Lees ook het vervolg: 10 handige tips voor het gebruik van Trello in contentmigraties
Gerelateerde artikelen
Over de auteur: Hugo Louter
Als online adviseur bij Presenter (2012-2019) hielp Hugo organisaties die behoefte hebben aan een website die hen dichterbij hun doelstellingen brengt. Gebruiksvriendelijkheid, toegankelijkheid en leesbaarheid staan voor hem bovenaan. Hugo doet analyses, geeft advies en werkt mee als contentmanager of inbound marketeer. Als trainer hielp hij al honderden vakgenoten zich te verbeteren in contentstrategie, zoekmachineoptimalisatie en schrijven voor het web. Sinds 2019 is hij zelfstandige als 2meter1 Analytics.