Contentmigratie: 7 tips voor een goede voorbereiding

Gefeliciteerd, je organisatie krijgt een nieuwe website! Even de content kopiëren en plakken in het nieuwe contentmanagementsysteem en klaar is kees. Toch? Niet helemaal… Of eigenlijk: helemaal niet. Een contentmigratie geeft je juist de kans om je website eens kritisch onder de loep te nemen. Met deze 7 tips bereid je je goed voor.

1. Weet waar je organisatie voor staat

Op de huidige website staat helder uitgelegd wat jullie missie en visie zijn. En (bijna) al je medewerkers kunnen uitleggen wat jullie doen. Maar dat is niet genoeg. Om je te onderscheiden van de concurrentie moet je weten wat je bedrijf uniek maakt. Waarom doen jullie wat je doen en wat is jullie sterkste punt? Of zoals Simon Sinek het zegt: Start With Why. Vervolgens ga je nadenken hoe je deze unieke ‘eigenschap’ kunt integreren in je nieuwe website.

Start With Why – Simon Sinek TED talk

2. Weet wie je doelgroep is

Een veelgehoorde wens: ‘Wij willen een nieuwe website, omdat we als organisatie beter willen aansluiten bij de behoeftes van onze klanten’. Maar wat zijn die wensen en behoeftes precies? Vraag het aan de afdeling klantenservice en je krijgt een heel ander antwoord dan wanneer je dezelfde vraag stelt aan het communicatieteam.

Voor je ook maar nadenkt over een websiteontwerp, moet je scherp voor ogen hebben wie je klant is. Het in kaart brengen van de customer journey helpt je daarbij. Waar raken de levens van jouw bedrijf en je klant elkaar? Waar is de klant en welke behoeftes heeft hij? En welke rol gaat je nieuwe website daarin spelen? Met customer journey mapping maak je de klantreis visueel. Het lijkt misschien veel werk, maar dit helpt je later in het proces om te bepalen welke functionaliteiten prioriteit hebben.

Gratis webinar Knippen, plakken én opknappen!’

Meer weten over contentmigratie? Volg ons gratis webinar op Frankwatching op donderdag 12 november 2020 van 10.00 – 11.00 uur. Migratiecoördinator Esmee en projectleider Danila vertellen aan de hand van enkele leuke cases uit hoe je het aanpakt. Kun je het webinar niet live volgen? Geen probleem. Je ontvangt na afloop de terugkijklink.

Meld je aan >>

3. Betrek de hele organisatie bij de nieuwe site

Aan het begin van het proces presenteer je het idee voor de nieuwe site en vlak voor livegang werpt iedereen een blik op het resultaat. Mijn voorspelling: je inbox gaat vol stromen met mailtjes. Waar zijn de juridische voorwaarden gebleven? Waar is dat leuke filmpje gebleven dat vorig jaar is gemaakt? Enzovoort, enzovoort…

Om herstelwerk te voorkomen én je organisatie enthousiast te maken voor de nieuwe website, betrek je iedereen zo vroeg mogelijk in het proces:

Zorg dat er van elke afdeling tenminste één iemand is betrokken bij het in kaart brengen van de customer journey, zodat er geen onderdeel over het hoofd wordt gezien.
Verdeel de content in secties en wijs content eigenaren binnen de organisatie aan. Vraag hen actief mee te denken over de indeling en de inhoud.
Breng iedereen op de hoogte van de customer journey. Zo voorkom je dat nieuwe ideeën niet bijdragen aan de klantreis en de nieuwe site straks ten prooi valt aan infobesitas.

4. Maak heldere afspraken met de developers

Ga je een extern bureau inhuren? Houd dan rekening met een aantal zaken:

Ik zie het in de praktijk vaak gebeuren: er is een prachtig design gemaakt en de website is grotendeels af. Het CMS moet alleen nog ‘even’ worden gevuld met content… En dan blijkt dat het design en de content geen match zijn: er zijn geen goede foto’s of de teksten zijn niet geschikt voor het ontwerp. Mijn ervaring is dat je dit voorkomt met een content first benadering.
Misschien voor de hand liggend, maar het wordt door tijdgebrek regelmatig vergeten: verdiep je in de werkwijze van het bureau. In welke branches is het bureau actief? Wat is hun expertise? Met welke contentmanagementsystemen hebben ze gewerkt? Infomeer ook bij hun vorige klanten: hoe tevreden zijn zij met hun nieuwe website en de ‘nazorg’? Zo ontwikkel je realistische verwachtingen.
Gebruik een gezamenlijk systeem waarin je de vorderingen bijhoudt, bijvoorbeeld Trello. Zo kun je bugs gemakkelijk melden en houd je overzicht.
Vraag of het bureau bij jullie op locatie kan werken. Mijn ervaring is dat je gemakkelijker kunt schakelen, bugs sneller worden opgelost en er minder snel miscommunicatie ontstaat.

5. Houd rekening met de toekomstmogelijkheden

Verdiep je in de toekomstmogelijkheden van het CMS. Veel systemen krijgen meer technische mogelijkheden, zodat bijvoorbeeld bezoeker personalisatie mogelijk is. Wat zijn de toekomstverwachtingen? Kun je zonder problemen upgraden naar de nieuwste versie of is er dan weer een contentmigratie nodig? Een developer kan je daar meer over vertellen. Handig als je nu al weet dat je het de komende jaren zult moeten redden met een strak budget. Lees ook onze tien vragen bij het kiezen van een CMS.

6. Begin niet te snel met het vullen van het CMS

Ik weet dat je een strakke planning hebt, maar begin niet meteen met het vullen van het CMS. Zorg eerst dat je op de hoogte bent van de belangrijkste functionaliteiten. Zo heb ik ooit 500 pagina’s gevuld met content, om daarna te ontdekken dat de rollen niet goed stonden. Het gevolg: de pagina’s waren niet zichtbaar voor de juiste doelgroep en ik kon alle pagina’s nalopen op vinkjes. Niet goed voor je motivatie én niet goed voor je budget.

7. Begin met een aantal testpagina’s

Tot slot nog een laatste tip: bouw eerst een aantal testpagina’s. Inventariseer daarna het hele proces en bespreek de bevindingen met de developers. Is alles opgelost? Dan kun je beginnen met het vullen van het CMS.

Dit is nog maar het topje van de contentmigratie ijsberg. Nog meer nodig voor een goede voorbereiding? Lees meer artikelen over contentmigratie. Of meld je aan voor ons webinar ‘Knippen, plakken én opknappen! Vlekkeloze verhuizing van je content‘ op Frankwatching. Dit webinar vindt plaats op 12 november 2020 om 10.00 uur.

Bron header: Pixabay.com

Over de auteur: Maud Ariaans

Als klein Maudje las ik alle boeken die er in onze plaatselijke bibliotheekbus te vinden waren. Ik wist het zeker: ik zou later uitgever of schrijfster worden. Bij Presenter heb ik de kans om een beetje van beiden te zijn, alleen dan op online gebied. Als contentspecialist help ik klanten met het schrijven, redigeren en optimaliseren van hun online content.