Vraagtekens

Tien vragen bij het kiezen van een CMS

Er bestaan meer dan 1200 verschillende contentmanagementsystemen. Hoe bepaal je welk CMS geschikt is voor jouw organisatie? Veel organisaties gaan de fout in door daar niet over na te denken voordat ze een CMS aankopen. En als je er niet goed over nadenkt, kun je onnodig veel tijd en geld kwijt zijn. Daarom volgen hier tien vragen die je jezelf kunt stellen om tot een juiste keuze te komen.

1. Heb ik wel een ander CMS nodig?

Iedere organisatie heeft wel een CMS, hoe simpel ook. Misschien heb je zelf wel een website gemaakt met Sitebuilder: ook dat is een CMS. Dus je moet jezelf altijd afvragen: heb ik wel een ander CMS nodig om mijn content te organiseren? Veel organisaties krijgen een mooie aanbieding van een verkoper en duiken daar meteen op. Maar hier geldt: ‘goedkoop is duurkoop’. Het kan je uiteindelijk toch veel geld kosten om het CMS binnen je organisatie te implementeren en aan te passen voor gebruik. (Daarmee wil ik overigens niet zeggen dat een duur CMS altijd het beste is, maar eerder dat je je keuze voor een CMS op meer baseert dan alleen de prijs.) Een tweede veelgehoorde drogreden voor het aankopen van een nieuw CMS is: iedereen werkt tegenwoordig met CMS X, dus wij moeten er ook aan. Dat iedereen CMS X heeft, wil niet zeggen dat jij dat CMS nodig hebt. Ook hier is een weloverwogen beslissing nodig.

Om te bepalen of je een ander CMS nodig hebt, kun je jezelf ook de vragen stellen die hierna volgen. Op basis daarvan maak je een lijstje met eisen en wensen. Passen jouw wensen en eisen bij je huidige CMS? Dan heb je dus geen nieuw CMS nodig. Hoe mooi die aanbieding ook is.

2. Wat is het doel van mijn website?

Het doel van je website bepaalt in grote mate welk contentmanagementsysteem je het beste kunt gebruiken. Een webshop stelt andere eisen aan een CMS dan een commercieel bedrijf dat via de website contact met klanten onderhoudt. Waar het ene CMS geschikt is voor statische informatie en social media is de ander weer beter geschikt om een community op te zetten. En als je een meertalige website wilt opzetten, heb je een CMS nodig dat dat ondersteunt.

Gewenste functionaliteiten en voorbeelden van daarvoor geschikte CMS'en

3. Hoeveel content heb ik?

Als je weet wat het doel van je site is, kun je jezelf de vraag stellen: hoeveel content heb ik eigenlijk? Hoe meer content je hebt, hoe uitgebreider je CMS moet zijn om al die content overzichtelijk te organiseren. Organisaties met beperkte online content hebben vaak voldoende aan een CMS zoals WordPress of Joomla. Die systemen zijn gebruiksvriendelijk: redacteuren kunnen de site snel en gemakkelijk up-to-date houden. Maar: denk ook aan de toekomst. Stel jezelf dus meteen de vraag:

4. Hoe ga ik om met verwachte groei van content?

Als je van plan bent om te gaan uitbreiden, is een systeem dat kan meegroeien wel vereist. Dit scheelt uiteindelijk ook in de kosten: groei is meegenomen in de capaciteit.

Een voorbeeld: je organisatie is van plan om zijn werkzaamheden uit te breiden, en je wilt daarvoor een apart onderdeel op je site maken. De site moet dan ruimte bieden voor groei. Hoe meer content je hebt, hoe meer je aan grotere CMS’en moet gaan denken, zoals Typo3, Sharepoint of GX.

5. Via welke devices bekijken bezoekers mijn site?

Vraag je ook af via welke apparaten je bezoekers op de site komen. Zitten ze nog vaak thuis achter de computer, of kijken ze snel even op hun mobiele telefoon of tablet? Als dat laatste het geval is, houd er dan rekening mee dat je een CMS kiest dat responsive design ondersteunt.

> Lees ook het blog van collega Steven Kamminga ‘Kies voor responsive bij je CMS’.

6. Wie beheert de content in het CMS?

De volgende vraag die je jezelf stelt: wie gaat de content beheren? Vaak zullen dit webredacteuren zijn.

Hoe meer mensen in het CMS gaan werken, hoe praktischer het is om een systeem aan te schaffen dat intuïtief werkt. Een intuïtief CMS is een CMS dat je eigenlijk meteen kunt gebruiken, zonder de gebruiksaanwijzing te lezen of een uitgebreide training te hoeven doen, omdat alle functionaliteiten voor zich spreken. WordPress is een voorbeeld van een intuïtief systeem. Sommige systemen hebben echter een behoorlijke gebruiksaanwijzing, bijvoorbeeld Mozard. Als je een intuïtief systeem aanschaft, heb je minder tijd nodig om de mensen op te leiden die ermee aan de slag gaan.

Daarnaast wil je misschien wel een workflow instellen om je contentstromen te beheren. Of rechten toekennen aan de verschillende mensen die met het systeem werken. Sommige gebruikers krijgen dan bijvoorbeeld wel het recht om content aan te passen, maar niet om content te publiceren. Of hebben alleen toegang tot bepaalde delen van de site. Als je op deze manier je content wilt beheren, past een CMS bij je dat deze mogelijkheden ondersteunt, zoals Drupal, Joomla of Typo3.

7. Wie onderhoudt de techniek van het CMS?

Het technisch onderhoud van een CMS is niet altijd centraal geregeld. Bij opensourcesystemen als WordPress, Drupal of Typo3 zijn er zelfs ontwikkelaars van over de hele wereld, die in een community samenwerken. Terwijl CMS’en als Mozard en LWCM zijn ontwikkeld door bedrijven (respectievelijk Mozard BV en IBM) die ook het onderhoud en de ontwikkeling voor hun rekening nemen. En waar je met vragen en klachten bij een contactpersoon terechtkunt.

Wanneer je zelf geen ICT-afdeling hebt, kan dat dus je keuze voor een CMS beïnvloeden. Zelfs als je wel ICT’ers in huis hebt die het systeembeheer kunnen doen, kan het nog zijn dat je graag in geval van nood een contactpersoon bij de hand hebt. Of misschien vind je het juist wel prettig dat het systeem je de vrijheid biedt om zelf onderdelen toe te voegen en aan te passen, zonder dat je daarvoor langs een externe partij moet.

8. Welke systeemeisen heeft het CMS?

Je moet ook op een andere manier rekening houden met de techniek: elk CMS heeft namelijk weer zijn eigen systeemeisen. Het ene heeft bijvoorbeeld meer geheugen nodig, of een hogere processorsnelheid. Ook de eventuele plugins die je aan het CMS wilt hangen, hebben hun eigen systeemeisen. Wat de systeemeisen voor elk systeem zijn, vind je op de website van het CMS. Als deze systeemeisen erg afwijken van het systeem dat binnen je organisatie bestaat, moet je misschien je systeem aanpassen. En dat kost geld.

9. Wat is het kostenplaatje?

Als het goed is, heb je na het beantwoorden van de vorige vragen een lijstje met de eisen en wensen voor je CMS. Pas als je dat lijstje hebt, zou je eigenlijk de prijs moeten laten meewegen. Want dan kun je goed overzien wat de gevolgen zijn van het verkiezen van het ene CMS boven het andere. Houd je lijstje tegen de verschillende CMS’en aan en kijk welke er dan naar boven komt of komen drijven.

In de praktijk is het vaak zo dat je werkt vanuit een vastgesteld budget voor je website. In zo’n geval kies je dus het CMS dat het beste aansluit bij je eisen en wensen en je budget. Ik herhaal nog maar eens: laat je aankoop niet bepalen door je budget alleen. Want goedkoop is…? Juist.

Let wel op als je de prijs gaat inschatten: denk niet alleen aan de kosten van het CMS zelf. Drupal is aanzienlijk duurder dan WordPress, maar eventuele plugins en aanpassingen voor WordPress kunnen ook nog geld kosten. En, zoals gezegd, er is voor een ingewikkeld systeem misschien wel een training nodig die geld kost. Kijk dus of je ‘er al bent’ met de aanschaf van het CMS voordat je een definitieve keuze maakt.

10. Hoe kom ik er nu achter wat het meest geschikte CMS voor mij is?

Ja, oké, ik smokkel een beetje – ik had niet echt tien vragen. Maar deze informatie wilde ik je niet onthouden. Hier volgen een paar interessante links om de keuze voor jouw perfecte CMS te vergemakkelijken:

Als je nog steeds meerdere voorkeuren hebt, probeer dan bijvoorbeeld eens een demoversie van ieder CMS uit om te zien wat het beste bij jouw organisatie aansluit. Uiteindelijk kom je dan tot een weloverwogen beslissing waar je nog jaren mee vooruit kunt!

Over de auteur: Esther Scherpenisse

Esther Scherpenisse is contentmarketeer bij Whiteside Online Marketing. Ze helpt bedrijven om op een klantvriendelijke, gerichte en effectieve manier marketingresultaten te bereiken. Dat doet ze met online advies en relevante content, zoals blogs, social posts en commerciële webteksten. Esther was voorheen contentspecialist bij Presenter.

Tags: content, contentbeheer, CMS, content management



Reageer op dit bericht

* Verplicht
** Verplicht, maar wordt niet getoond