Voorkom misverstanden, maak een (web)woordenlijst
Een goede woordenlijst helpt misverstanden voorkomen tijdens een (web)project. Abby Covert geeft in haar boek How to Make Sense of Any Mess goede tips om zo’n woordenlijst op te stellen.
Niet alleen afdelingen als ICT en Communicatie spreken soms ‘verschillende talen’. Met een collega-contentspecialist besprak ik laatst het woord ‘contenttype’. Hij gaf voorbeelden: artikel, nieuwsbericht, video, twitterpost, etc. Ik vind nieuwsberichten en artikelen inderdaad contenttypen, maar een video en twitterpost niet. Een video vind ik een ‘verschijningsvorm’. Zo kan een interview in een (print)magazine staan, maar ook online, als tekst óf als video.
Om vervelende en inefficiënte misverstanden te voorkomen, is het belangrijk dat iedereen binnen een bepaalde groep – project, afdeling, of je organisatie en haar doelgroep – hetzelfde woord gebruikt voor hetzelfde ‘ding’.
Een woordenlijst helpt daarbij. Hoe je zo’n woordenlijst maakt, staat in (een klein deel) van het geweldige boek How to Make Sense of Any Mess, van Abby Covert. Ik vulde haar tips aan met wat persoonlijke ervaringen.
Hoe maak je een woordenlijst?
1) Maak een lijst termen om te verkennen/onderzoeken
- Welke woorden gebruik je in je organisatie, en zijn belangrijk voor je werk, je project of je doelgroep?
Zet niet alleen zelfstandig naamwoorden op de lijst, maar ook relevante werkwoorden (publiceren, autoriseren, accorderen…). - Neem ook synoniemen, afkortingen en variaties in spelling mee.
- Kom je woorden of afkortingen met meerdere betekenissen tegen, maak dan goede kruisverwijzingen.
2) Definieer elke term op je lijst zo eenvoudig mogelijk
Beoordeel ieder woord dat je gebruikt in je definitie, en probeer deze te vervangen voor een eenvoudiger woord. Voorbeelden en afbeeldingen kunnen helpen, zo zie je in dit artikel waarin Cleve Gibbon het woord contenttype uitlegt (in het Engels).
3) Onderstreep woorden in de definities die je verder moet definiëren/uitleggen
Als ik het woord ‘contenttype’ zou definiëren – wat niet zo eenvoudig is! – zou ik er in ieder geval voorbeelden bij noemen, zoals ‘achtergrondartikel’, ‘uitleg behandeling’, ‘evenement’ en ‘nieuws’. Heb jij ‘nieuws’ al eens gedefinieerd binnen je organisatie? Dat kan ik je sowieso aanraden.
Denk niet te snel dat iedereen de betekenis van een woord kent. Ik werkte ooit bij een organisatie die een ‘cms’ had, en kwam er na weken achter dat het géén contentmanagementsysteem was…
4) Documenteer de ‘geschiedenis’, alternatieven en ‘mythes’ van woorden
Waarom worden bepaalde woorden gebruikt? Welke termen worden vaak verkeerd begrepen, intern of door externe partijen? Zoek eens uit waar het woord (specifiek binnen jouw organisatie) ‘vandaan komt’. Is er een goed alternatief?
Een klassiek voorbeeld is een cms, database of applicatie dat de naam draagt van het bijbehorende project, meestal van jaren geleden. Vaak is het de naam van een persoon, stad of planeet. Ik ken inmiddels behoorlijk wat systemen die ‘Eva’ heten. En die nieuwe collega vraagt zich maar af wie dat is…
5) Maak een lijst woorden die je wel of juist niet wilt gebruiken
Kies de woorden die het beste passen bij je organisatie en de mensen die het moeten begrijpen. Gebruikt een bedrijf al jaren de termen ‘redactieformule’ en ‘schrijfwijzer’? Dan is het niet per se handig om dat te veranderen naar ‘contentformule’.
6) Bespreek/controleer je lijst met collega’s en/of (eind)gebruikers
Of beide. En liefst (ook) met mensen die de termen nog helemaal niet kennen.
Een ziekenhuis biedt ‘zorg’ aan ‘patiënten’. Logisch, dachten we. Pas toen we gebruikersonderzoek deden, merkten we dat de meeste deelnemers het begrip ‘zorg’ niet echt konden duiden. Ze voelden zich ook geen ‘patiënt’ als ze voor een eerste onderzoek naar het ziekenhuis moesten.
7) Scherp je lijst aan op basis van de feedback
De feedback die je krijgt, helpt je om je woordenlijst te verbeteren. Ik heb eens het woord ‘contentmigratie’ verboden. Ik kwam er namelijk achter dat dit bij een bepaalde opdrachtgever synoniem stond voor het klakkeloos overpompen van content van het oude naar het nieuwe cms. Aangezien we tijdens dit project alle content redigeerden, zou het woord contentmigratie tot verkeerde verwachtingen leiden.
Woordenlijst als input voor user stories
De woordenlijst die je nu hebt, kun je niet alleen gebruiken tijdens je project, en voor nieuwe collega’s of projectleden. Abby Covert raadt ook aan om combinaties van zelfstandig naamwoorden en werkwoorden te gebruiken als startpunt voor een lijst van eisen, bijvoorbeeld voor cms. Zo kun je het ook gebruiken als input voor user stories.
Meer over het boek How To Make Sense of Any Mess
Gerelateerde artikelen
Over de auteur: Daphne Shinn
Als onlinecontentspecialist, contentmanager, online adviseur (of hoe je het maar noemen wilt) bij Presenter, help ik organisaties met strategische keuzes en het vertalen daarvan naar praktische plannen. Altijd met enthousiasme, en met doeltreffende content in de hoofdrol!