Design sprint: van vraag naar (content)concept in 5 stappen

Ga je aan de slag met de het optimaliseren van een klantreis? Of wil je snel van een breed vraagstuk naar een concreet digitaal concept? Dan is een design sprint iets voor jou. In dit blog vertel ik je graag mijn ervaringen, learnings en tips als copywriter in een design sprint.

Eind januari 2020 deed ik in opdracht van een klant in mijn rol als copywriter mee aan een design sprint. Tijdens deze sprint wilden we niet alleen het design of de content, maar de hele klantreis aanpakken. Het doel? Zorgen dat de service van onze organisatie in deze digitale omgeving persoonlijker aanvoelt.

Het was een ritje in een achtbaan. Snel, vol adrenaline en aan het einde dacht ik: ik wil nog een keer! Het waren hyperproductieve dagen waarin we veel hebben geleerd. Benieuwd hoe een design sprint werkt en hoe deze voor jou als contentspecialist of copywriter kan werken? Ik neem je mee in mijn ervaring. Stap in de achtbaan en bereid je voor op een dolle rit.

Wat is een design sprint?

Oké. Je denkt nu wellicht ‘Design sprint? Waar heb je het over?’. Dus laat ik, voor we met onze ogen dicht door de loop sjezen en ons afvragen waar we in vredesnaam aan zijn begonnen, eerst nog even kort uitleggen wat een design sprint precies is.

De design sprint is een cyclus

In het kort: een design sprint is een vijf-stappenmethode, ontworpen door Google Ventures, om een probleem in korte tijd en met weinig middelen op te lossen en te testen met echte gebruikers. Je gaat hierbij in vijf dagen (of in mijn geval zelfs maar 4!) gefaseerd aan de slag; van vraagstuk naar ideeën, naar prototype, naar test. In minder dan week heb je zo een concreet concept en maanden werk bespaard. Het wordt daarom vaak ingezet bij het ontwikkelen of verbeteren van een (online) product.

Over het doel van de design sprint zegt Google zelf: ‘De sprint geeft teams een shortcut naar leren zonder te bouwen en te lanceren’.

Het perfecte concept? Test, test, test!

Het draait bij de sprint allemaal om snelheid. Tijd voor eindeloze discussies en perfectionisme is er niet. Gewoon gaan met die banaan. De focus ligt niet op functionaliteiten, maar op het testen van onbekende concepten. Niets is “fout”, want alles is een experiment. Wat wel werkt blijft en wat niet werkt, wordt aangepast. Proberen en leren, dus.

Wie zit er in een sprint?

Bij een design sprint komen werknemers vanuit verschillende functies en achtergronden samen. Je maakt dus een multidisciplinair team. Ieder bekijkt het probleem vanuit haar eigen rol en draagt vanuit een andere invalshoek bij. Een copywriter ziet namelijk grizzlyberen op de weg waar een developer pandaberen ziet. En dat is nou precies de kracht van diversiteit!

Pak je rol!

Voor je begint aan een sprint is het belangrijk om de rollen te verdelen. Er zijn twee vaste rollen in een sprinttteam: een facilitator en een beslisser. De facilitator begeleidt (op sommige momenten; sleurt) de groep door het proces heen en is een strenge tijdsmanager. Zo blijft de snelheid erin. De beslisser heeft een net iets zwaardere stem dan de andere deelnemers als het tijd is om een keuze te maken. Hij hakt knopen door en geeft klappen op dingen. Meestal is dit iemand die nauw bij het project betrokken is en het bredere beeld voor ogen heeft.

Op de facilitator en beslisser na, zijn alle deelnemers gelijk. Wat was het voor mij een feest om als copywriter vanaf het begin betrokken te zijn en inbreng te hebben! Mede-contentmakers zullen wel herkennen dat dit in ‘normale’ projecten niet altijd zo is.

De zes stappen van een sprint

Hierboven leg ik al even kort uit: een design sprint bestaat uit vijf fases + een goede voorbereiding. In principe heb je per fase of stap één dag. In mijn geval doorliepen we de fases in vier dagen. Doe je het liever in zes dagen? Dat is ook prima. Het belangrijkste is dat jij en je team de stappen in de cyclus helemaal doorlopen.

Dit is de opzet van de fases in een design sprint in vijf dagen:

• Stap 1: Het sprintpad bepalen
• Stap 2: Ideeën bedenken en schetsen
• Stap 3: Beslissingen en plannen maken
• Stap 4: Prototypes uitwerken
• Stap 5: Testen met echte gebruikers

De sprint voorbereiden

Voor je überhaupt aan een sprint begint is het belangrijk om eerst de juiste omgeving te creëren, zodat het sprintteam goed zijn werk kan doen. Bepaal vooraf eerst:

• De juiste uitdaging voor de sprint. Welk vraagstuk of probleem gaan jullie beantwoorden of oplossen? Is deze groot genoeg?
• Het juiste multidisciplinaire sprintteam. Welke rollen heb je nodig en wie gaan deze vervullen?
• De periode van de sprint. Wanneer heeft iedereen tijd en op welke dag en tijd start je?
• De locatie en ruimte voor de sprint. Kan het op kantoor en in welke ruimte kunnen jullie het beste ongestoord jullie creativiteit de vrije loop laten?

Tip: lees vooraf het sprint boek van Ev Williams om op en top voorbereid te zijn voor je sprint. Hier staat precies in wat je in welke stap of fase van de sprint gaat doen. Ook handig is deze checklist van Google Ventures voor het voorbereiden van je sprint.

Mijn sprintervaring als copywriter

Ik deed mee aan de sprint in mijn rol als copywiter. Zoals ik eerder aangaf bestond onze sprint uit vier dagen in plaats van vijf. Hierdoor was het extra belangrijk goed voorbereid te zijn. Voor de sprint begon kreeg ik een briefing van de facilitator en las ik voorgaande onderzoeken. Ik blokkeerde mijn agenda volledig en bereidde me voor op een heftige week.

Dag 1: doelen bepalen & schetsen

Maandagochtend. Daar zaten we dan met het sprintteam. De onderzoekspecialist vatte het onderzoek samen en lichtte de sprintuitdaging toe.

Dat betekende niet dat de rest achterover kon leunen. Wij bedachten subdoelen, zoals: ‘hoe kunnen we zorgen dat de service persoonlijker aanvoelt?’. Dit leidde tot een hele wand post-its vol mogelijke subdoelen. Hier kozen we uiteindelijk de belangrijkste uit. Dit deden we aan de hand van de meeste stemmen. Ieder kreeg drie stickertjes die hij mocht plakken bij de beste doelen. De doelstellingen met de meeste stemmen werden onze richtlijnen voor de sprint: de sprintdoelen.

Met dat als richtlijn in ons hoofd ging ieder apart aan de slag met het uittekenen van een klantreis (customer journey). Zo eindigde de eerste dag van de sprint met een muur vol nieuwe uitgetekende ideeën. Heel gaaf om te zien!

Dag 2: Beslissingen en plannen maken

De 2e dag begon met stemmen op elementen uit de klantreizen die we de voorgaande dag hadden gemaakt. Dit keer met een uitleg waarom dat element je stem kreeg. Toen werd het moeilijk. We moesten kiezen welke ideeën mee mochten naar de volgende ronde. Keuzestress! De facilitator was streng en de tijd kort, dus al snel hadden we een winnaar.

Nu kwam de uitdaging om deze klantreis te vertalen naar een storyboard. Gelukkig kan ik als copywriter best goed verhalen vertellen en was ik in mijn element. Van snippet in Google, via landingspagina naar bevestiging. En alles daartussenin. Veertien schermen hebben we uitgedacht. Zo waren die schetsen van de ochtend ineens een logisch verhaal geworden.

Dag 3: Prototypes & scripts maken

‘Veertien pagina’s schrijven in 6 uur? Dat lukt me nooit!’. Was wat er door mijn hoofd schoot na het horen van de opdracht van vandaag: het uitwerken van de teksten voor het prototype. Ik voelde de writersblock kriebelen. Maar ik had het mis. Het lukte wel. En aan het einde van de dag voelde ik me ‘Queen of the Copy’.

Hoe het lukte om zo’n boekwerk in korte tijd te schrijven? Grotendeels door perfectionisme los te laten. Het prototype hoeft niet perfect te zijn. Wat ik vooral fijn vond is het live commentaar dat de rest van het team kon geven terwijl ik mijn teksten typte in het prototype. Heerlijk, dat directe resultaat!

Terwijl ik met een deel van het team als een bezetene aan het prototype werkte, schreef een ander deel van het team een interviewscript voor de test die gepland stond voor de volgende dag. Dit script was er vooral op gericht zo ver mogelijk, op een objectieve manier, door te vragen tijdens het testen.

Dag 4: Testen maar!

De dag van de waarheid! Nu was het tijd om ons prototype te laten testen door echte gebruikers. Gewapend met het prototype en het interviewscript gingen we het UX lab in. Ik installeerde me in de regieruimte. Hier kon ik vanachter een soort van politiespiegel meekijken tijdens de interviews. Dat was me toch een partij spannend! En confronterend. Ieder stukje prototype werd onder de loep gelegd. Dat ging van “Dat slaat nergens op” (auw!) tot “heel verrassend” (win!). Al met al ontzettend leerzaam om direct feedback te krijgen op ons idee.

De sprint is af. En nu?

In de week na de design sprint presenteerden we et prototype en de testresultaten aan de stakeholders van het project. Die waren enthousiast. We gaan dus verder met ons idee. Hoera! Hoe gaan we nu verder? Aan de hand van de feedback en resultaten uit de tests maken we met het sprintteam een nieuwe versie van het prototype en gaan we nog meer testen. Het avontuur is nog lang niet voorbij. We hebben de achtbaan gehad, maar de rest van het pretpark moeten we nog ontdekken! Ik kan niet wachten.

De 5 lessen die ik als copywriter heb geleerd van de design sprint

Mijn eerste sprint zit er dus op. Ik heb er veel van geleerd. Hieronder een aantal learnings van onze design sprint die ik ook in mijn dagelijkse werk als contentspecialist en copywriter ga toepassen:

1. Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes
2. Betrek de klant bij het proces
3. Ook als copywriter ben ik waardevol in een sprint
4. Het hoeft niet meteen perfect
5. Brainstorm en schets voor creativiteit

Heb jij als contentspecialist of copywriter ervaring met de design sprint? Ik ben benieuwd hoe jij het hebt ervaren en wat jouw learnings zijn. Laat ze gerust achter onder dit bericht! Vind ik leuk.

Over de auteur: Sabine de Voigt

Taal vind ik fascinerend. Vertalen, hertalen, managen, creëren – ik doe het allemaal met veel plezier. Jarenlange werkervaring in het buitenland heeft me geleerd de kracht van de juiste tone of voice nóg meer te waarderen en benutten. In een digitaal tijdperk, waarin de hele wereld binnen het bereik van een muisklik ligt, is het van belang van communicatie groter dan ooit. Goede content voorkomt misverstanden en creëert helderheid. Het spreekt aan, blijft bij, zet aan tot denken en het liefst ook tot doen.