Contentmigratie: inventariseer je informatie (2)
Een nieuw intranet is een goede aanleiding voor een grondige opruimactie. Dat begint met het verzamelen van informatie: welke content is geschikt voor de nieuwe omgeving? Dat beschrijf je met de hulp van de betrokken collega’s in een uitgebreid advies. Dit is de tweede blogpost in een serie over contentmigratie.
In de vorige post besteedde ik aandacht aan het starten met een contentmigratie. Nu is het tijd voor de content. Welke content is er en hoe staat het met de kwaliteit daarvan? Zoek gericht. Niet zelden is het intranet verworden tot een vergaarbak van (zeer) oude informatie. Alles verzamelen is dan ondoenlijk en bovendien zonde van je tijd.
Criteria voor de contentmigratie
Stel van tevoren concrete criteria op, in volgorde van belangrijkheid. Bijvoorbeeld:
“Een pagina gaat mee als deze:
- Het afgelopen jaar minimaal 100 keer door een unieke bezoeker geraadpleegd is
Je lezer staat natuurlijk centraal. Vaak vindt het overgrote deel van de bezoeken plaats op slechts enkele (soms enkele tientallen) pagina’s. - Voldoet aan de vastgestelde doelstellingen van de organisatie met het intranet en de bezoeker helpt een taak uit te voeren
Wat komen bezoekers eigenlijk doen? Informatie zonder bijbehorende bezoekerstaak is niet relevant. - Actueel is
Aan welke periode denk je? Met behulp van statistieken kun je snel zien welke pagina’s niet meer bezocht worden. - Praktische informatie bevat
Telefoonnummers, functies en namen, Bedrijfshulpverlening (BHV).
Voldoet de content aan geen van deze criteria? Dan gaat die niet mee naar de nieuwe omgeving. Bied alternatieven. Wat doe je met de verouderde informatie? Verwijderen, een deadline creëren of op een aparte server plaatsen?
Betrek collega´s bij een migratie
Heeft je organisatie vaste intranetredacteuren?. Schakel dan je externe webspecialist in om de criteria en de content door te nemen. De redacteuren kennen de content. Gebruik hun kennis. Welke content is volgens hen onmisbaar? Waarom? Spreek met hen de criteria door. Kunnen zij zich hierin vinden? Welke aanvullingen hebben zij?
Stel daarnaast per afdeling één contactpersoon aan. Bespreek met ook diegene de criteria en laat hem die voorleggen aan zijn collega’s. Geef ze zeker een maand om hun informatie te inventariseren en aan te geven welke informatie wat hen betreft beslist overgeplaatst moet worden.
Neem de leiding in deze discussies, jij beslist uiteindelijk. Des te eerder kun je aan de slag. Schroom ook niet om tussendoor langs te lopen of te bellen om de voortgang te bespreken. Zo bespaar je je collega’s tijd en houd je het overzicht.
Onderbouw voorstellen met statistieken
Bij het maken van keuzes zijn de bezoekersstatistieken je beste vriend. Zonder analytics blijven beslissingen in de lucht hangen. Breng daarom al statistieken in kaart in de oude situatie. Welke pagina´s wordt het best bezocht? Zijn er uitschieters of worden alle pagina’s door slechts een paar collega’s bezocht (niches)? Filter je op ‘bezoekers’ of op ‘bezoeken’? Zoek gericht. Met lukraak bij elkaar gesprokkelde bezoekcijfers kan je alle kanten op. Een goede analyse van de cijfers conje handvatten voor de migratie. Heb je de kennis niet in huis? Roep dan de hulp in van de externe webspecialist. Die kan je snel op weg helpen.
Statistieken geven een indicatie, ze zijn niet heilig. Wordt een pagina niet goed bezocht? Dan kan dat ook komen doordat de informatie verborgen staat of dat medewerkers deze informatie elders vandaan halen.
Contentmigratieadvies presenteren
Nadat je alle gegevens hebt verzameld, stel je een advies op. Hierin geef je nauwkeurig en uitgebreid aan welke content er overgeplaatst wordt. Maak een schema met daarin de paginatitel en url of pagina-id en aan welke criteria deze voldoet. Wil je een pagina overplaatsen die niet aan de voorwaarden voldoet? Licht toe waarom je die keuze hebt gemaakt. Vermeld hierbij ook je raadgevers (collega’s). Zo laat je zien dat je daadwerkelijk iets met hun opmerkingen hebt gedaan en geef je de waardering die ze toekomt.
Houd een presentatie voor de collega’s die je hebben geholpen bij dit advies. Geef ze van tevoren je samenvatting en geef hen de ruimte voor verbeteringen. Dikke kans dat je content over het hoofd hebt gezien of dat een collega toch meer wil schrappen. Noem een concrete en realistische einddatum, zodat je een buffer hebt voor tegenslagen zoals ziekte en technische problemen.
Draagvlak bij management of bestuur
Verwerk de opmerkingen van je collega’s in een advies aan het management of bestuur. Dit is een korte samenvatting van het plan dat je met je collega’s hebt besproken. Je directie mag er vanuit gaan dat je degelijk voorwerk hebt geleverd en heeft geen tijd voor uitgebreide analyses. Geef met infographics weer welke content overgaat. Zo zien de directieleden in één oogopslag wat de bedoeling is. Gaan ze akkoord? Overplaatsen maar!
Volgende week in deze serie: Contentmigratie, wie doet wat?
Lees ook de vorige post in deze serie:
Gerelateerde artikelen
Over de auteur: Marijn Bon
Marijn Bon is webredacteur.
Heb in 2010 een intranetmigratie uitgevoerd en herken veel van wat Marijn beschrijft in haar blogs.
Een goede voorbereiding is het halve werk en een breed netwerk in je organisatie is haast onmisbaar bij de onderhandelingen.
Zorgvuldig opschonen is één van de meest belangrijke dingen, net als het vaststellen van duidelijke criteria daarvoor.
De tips waar ik zelf nog niet aan had gedacht, neem ik bij een eventuele volgende migratie zeker mee!