Een sociaal intranet (verslag Kennissessie)

Binnen veel organisaties is het intranet nog altijd een statische, top-down website waarop veelal verouderde informatie te vinden is. Zonde, want mede door de opkomst van sociale media is er heel veel meer mogelijk. Maar hoe maak je van een stoffige site een succesvol sociaal intranet voor online samenwerking? Dat was de vraag die centraal stond op de eerste kennissessie.

Online samenwerken

Intranetexperts als Jane McConnell roepen al een tijd dat het sociale intranet in opkomst is. En inderdaad, uit onderzoek blijkt dat inmiddels de helft van de grotere organisaties uiteenlopende sociale tools inzet op intranet. Maar is het daarmee een sociaal intranet?

Tim van Waard van Presenter ging in een heldere presentatie in op de kenmerken van een sociaal intranet en de verschillen met het klassieke intranet. Want er is meer mogelijk dan alleen het toevoegen van een wiki of een blog:

Implementatie

Niet het gekozen softwarepakket en de tools, maar de bereidheid binnen de organisatie en de manier waarop een sociaal platform wordt geïntroduceerd zijn cruciaal voor de implementatie en acceptatie ervan. Zoveel werd wel duidelijk in de levendige groepsdiscussie tijdens deze sessie. Hier volgt een samenvatting.

Voor elke organisatie?

Of een sociaal intranet geschikt is voor elke organisatie, dat is maar de vraag. Volgens de deelnemers moet er altijd een specifieke noodzaak als vertrekpunt zijn voor een intranet. Is het voordeel niet duidelijk, dan is het onwaarschijnlijk dat een sociaal intranet benut zal worden.  Het publiek was het er ook over eens dat het management zelf  het nut moet inzien. Uiteindelijk vraagt een sociaal intranet om een radicaal andere visie op de organisatie. Staat het management daar niet achter, dan begin je niks.

De (veelal oudere) managers overtuigen van een sociaal intranet is misschien wel de grootste uitdaging binnen veel organisaties. En een bedrijfscultuur zul je niet zomaar veranderen. In de praktijk komt het vooral aan op het wegnemen van angst voor het onbekende. Hoe?

  • met praktische business cases
  • wijzen op groei in (kosten)efficiency en tevredenheid van werknemers
  • demonstratie van de mogelijkheden
  • niet te hard van stapel lopen: kies voor geleidelijke verandering

Uiteindelijk kan een sociaal intranet veel bedrijven helpen, omdat een succesvol sociaal platform ervoor zorgt dat medewerkers meer betrokken en beter op de hoogte zijn. Door de opkomst van mobiele sites en toepassingen geldt dat zelfs in branches waar een intranet niet gebruikelijk is, zoals de bouw. Wel hangt de rol van het intranet af van het type organisatie. Bij een productiebedrijf zal de nadruk misschien liggen op kwaliteitsverbetering, terwijl bij andere organisaties kennisuitwisseling of contact met klanten of externe medewerkers voorop staat.

Yes, we can!

Gedragsverandering en acceptatie zijn essentieel bij de implementatie van een sociaal intranet. Een aantal factoren blijken daarvoor heel belangrijk:

  • er is een enthousiaste groep (jonge) medewerkers vanaf het begin bij betrokken
  • er verschijnt regelmatig nieuwe content en interactie wordt aangemoedigd
  • het proces wordt goed begeleid, ook nadat het aanvankelijke enthousiasme afneemt
  • het management is zelf zichtbaar actief op het platform
  • het gebruik biedt direct concrete voordelen

De rol van de intranetbeheerder verandert nogal. In plaats van een klassieke redacteur is deze steeds meer een moderator; hij of zij faciliteert het netwerk. Dit vraagt om heel andere competenties van de beheerder. Ook dat is iets om rekening mee te houden.

De tools

Het aanbod van softwarepakketten is groot, van klassieke contentmanagementsystemen tot hippe online collaboration-pakketten’. De keuze voor wordt er daardoor niet makkelijker op. Maar een aantal punten zouden een belangrijke rol moeten spelen bij die keuze, zo bleek in de discussie.

Toegankelijkheid: Hoe beter een pakket is ingebed in de werkomgeving, hoe groter de kans op succes. Liefst krijgt een medewerker bij het opstarten van zijn computer meteen het intranet voorgeschoteld zonder inloggen. Meerdere platformen en voortdurend opnieuw inloggen zijn funest voor gebruiksvriendelijkheid. Het helpt ook als het systeem op zo veel mogelijk manieren toegankelijk is, of dat nou via een website, smartphone, tablet of een desktopapplicatie is.

Veiligheid en privacy: Op een sociaal intranet staan veel gegevens. Die gegevens moeten ten allen tijde veilig zijn. Hoe streng een organisatie omgaat met veiligheid en privacy bepaalt mede de keuze voor een pakket. Hosting van een pakket op externe, buitenlandse server, kan voor sommige (publieke) organisaties een probleem zijn. Bedenk daarbij wel dat medewerkers zelf wel een oplossing vinden als je die organisatie niet aanbiedt. Te star zijn in je keuzes, kan daardoor een averechts effect hebben.

Uitbreidbaarheid: Een pakket moet genoeg uitbreidingsmogelijkheden bieden. Een sociaal intranet kan je organisatie veranderen, waardoor functionaliteit die nu onnodig lijkt later interessant kan worden.

Data-onafhankelijkheid: Als organisatie wil je eigenaar blijven van jouw informatie. Het is daarom niet alleen belangrijk dat je de rechten houdt over je eigen data, maar ook dat de ze eventueel te exporteren (downloaden) is.

Over de auteur: David Hulshuis

Als senior online adviseur werkte ik tot eind 2017 bij Presenter op het snijvlak van content, marketing en techniek. Een goede user experience staat voor mij voorop. Bij voorkeur houd ik me bezig met online klantenservice en marketing. Daarvoor zet ik informatiearchitectuur, conversieoptimalisatie, usability, SEO en natuurlijk goede content in.

Tags: kennissessie, sociaal intranet, verslag, sociale media



1 reactie op dit artikel

Reageer op dit bericht

* Verplicht
** Verplicht, maar wordt niet getoond