Vijf tips om meer uit je intranet te halen

Het intranet is voor veel organisaties een verzameling statische pagina’s waar enkele webredacteuren nieuwsberichten en/of achtergrondartikelen plaatsen. Deze organisaties gebruiken het intranet als informatiemedium. Met de opkomst van het nieuwe werken is er ook een sterkere behoefte aan dynamische en flexibele informatievoorziening binnen organisaties. Het intranet schuift steeds meer op naar een kennisuitwisselings-medium en samenwerk-medium. Een inmiddels populaire benaming hiervoor is social intranet.

Hier vijf tips om het intranet slim in te zetten binnen jouw organisatie.

1. Geef elke medewerker een digitaal profiel op het social intranet

Iedereen kent wel het “adressenboek” of “smoelenboek”. Vaak staan hier alleen contactgegevens van medewerkers. Met een digitaal profiel kun je meer context aan deze gegevens toevoegen. Wat zijn zijn/haar kwaliteiten? Met welke projecten is hij/zij bezig? Een digitaal profiel is de basis voor elke succesvolle (sociale) toepassing binnen intranetten.

2. Maak instant messaging mogelijk

Instant messaging is het chatten tussen twee of meerdere medewerkers. Het grote voordeel van instant messaging is dat je snel een gesprek met één of meerdere collega’s kunt starten onafhankelijk van plaats en locaties. Ideaal voor het snel opzetten van een vergadering, terwijl je de deelnemers zich op verschillende plekken bevinden.

3. Microblogging binnen social intranet

Microblogging tools nemen een enorme vlucht. De bekendste is op dit moment Yammer, maar ook concurrenten als Socialcast, Jive en MangoSpring timmeren hard aan de weg. Microblogging is de ideale manier om je bericht (een vraag, tip of reactie) te delen met mensen binnen je organisatie. Door de lage drempel en het grotere bereik dan e-mail heb je bijna altijd sneller antwoord of een verwijzing naar de juiste informatie dan via e-mail. Ook is het een ideaal middel om te monitoren welke onderwerpen “hot” zijn binnen je organisatie.

4. Mobiele toegang tot social intranet is cruciaal

In Nederland zijn op dit moment meer dan 3,3 miljoen smartphones in gebruik. En deze aantallen nemen alsmaar toe. Dit betekent dat toegang tot internet op elke tijd en elke plek gemeengoed wordt. Optimaliseer de cruciale informatie op je intranet voor smartphones en je intranet wordt een stuk toegankelijker voor een gebruiker, ook als hij niet op kantoor is. Instant messaging en/of microbloggen via de smartphone geeft nog meer vrijheid en flexibiliteit voor een werknemer om deel te nemen aan het werkproces.

5. Train, steun en activeer je gebruikers

Je kunt nog zoveel nieuwe technieken toepassen, een succesvol intranet staat of valt met de deelname van je gebruikers. Zet niet zomaar allerlei technieken in, maar luister naar de wensen van je gebruikers. Waar hebben ze problemen mee? Welke informatie hebben ze op dagelijkse basis nodig? Als je nieuwe intranettechnieken inzet, leg je gebruikers dan goed de toegevoegde waarde uit. Teveel innovaties sneuvelen door een beperkte steun van de eindgebruiker.

Uiteindelijk zal kwalitatieve informatie op een intranet natuurlijk het belangrijkst zijn voor een organisatie. Alleen de informatievoorziening en -uitwisseling zal met de introductie van het “social intranet” sterk veranderen. Door hierin te investeren werk je sneller en efficiënter binnen je organisatie.

Over de auteur: Tim van Waard

Ik ben gespecialiseerd in (interne) social media, content marketing en community management. Ik help organisaties het maximale uit hun online communicatie te halen. Door kennis en verhalen te delen inspireer ik organisaties om meer uit hun content te halen.

Tags: sociaal intranet, interne social media, intranet, online samenwerken



Reageer op dit bericht

* Verplicht
** Verplicht, maar wordt niet getoond