Een succesvolle contentmigratie in 5 stappen

Op het event contentmigratie van Presenter presenteerde ik samen met collega Pien een stappenplan voor een succesvolle contentmigratie. Graag deel ik dit stappenplan contentmigratie hier ook. Een contentmigratie is vaak een groot en spannend project. Er komt veel bij kijken en er zijn veel mensen bij betrokken. Geen contentmigratie is hetzelfde, ieder project kent zijn eigen uitdagingen. Toch zijn er een aantal stappen die bijna overal toe te passen zijn. Met dit stappenplan contentmigratie pak je een migratie gestructureerd aan en zie je niets over het hoofd. 

Stap 1: Aanleiding, eisen & wensen

Een contentmigratie is nooit een op zichzelf staand project, er is altijd een bepaalde aanleiding. Bijvoorbeeld een fusie, waardoor je organisatie een nieuwe website krijgt. Of een verandering in de dienstverlening. Of misschien is je content management systeem verouderd, en moet je dat vernieuwen. Vergelijk het met een verhuizing: daar is ook altijd een aanleiding voor, zoals gezinsuitbreiding, of misschien wil je graag een mooie grote tuin.

Je begint met kijken, bedenken en beschrijven hoe je project er globaal uit gaat zien. Wat is er al bekend over de contentmigratie? Krijg je een volledig nieuwe website, met een nieuw design en een nieuwe navigatiestructuur en dus nieuwe eisen aan de content? Of ga je de content één op één overzetten? Aan welke eisen moet de nieuwe site of de content minimaal voldoen?

Stap 2: Inventarisatie & plan

Deze stap is wat mij betreft de belangrijkste in het stappenplan contentmigratie. Helaas is hiervoor bij veel organisaties weinig tijd en aandacht. Een goede inventarisatie en een helder plan besparen je veel werk tijdens de migratie. Het belangrijkste in deze fase is keuzes maken en draagvlak creëren. Aan het eind van deze fase lever je een plan van aanpak, planning en een contentmatrix op.

Keuzes maken & inventariseren

Zorg dat je al zo vroeg mogelijk een helder beeld van het project hebt. Dat betekent: veel inventariseren én keuzes maken. Mijn ervaring is dat planningen vaak niet gehaald worden omdat keuzes te laat worden gemaakt. Over welke zaken moet je duidelijkheid hebben en keuzes maken?

• Voortraject & scope: wat gaat er aan de migratie vooraf? Ga je een contentaudit uitvoeren, of is dat al gedaan? Moet er nieuwe content geschreven worden? Ga je alle content herschrijven of gaat deze één op één over? Mijn advies: een contentmigratie is hét moment om je content nog eens  kritisch te bekijken en te optimaliseren. Dus kies niet te snel en ‘uit gemak’ voor één op één over.
• Contenteigenaren & workflow: wie zijn de contenteigenaren? En wie creëert (nieuwe) content? Wat is de workflow en wie is er betrokken bij het contentproces?
• Doelstellingen & planning: is er al een datum waarop de site live moet? Zijn er tussenopleveringen vanuit bijvoorbeeld design of techniek gepland? Wanneer is het CMS klaar voor gebruik? Welke doelstellingen zijn er aan de website, de migratie en de content verbonden? Hoe ga je die meten? Hoeveel tijd is er voor de migratie? Welke resources zijn beschikbaar?
• Structuur & content: wie is de doelgroep? Wat is je kernboodschap en wat zijn de toptaken van bezoekers? Welke call-to-actions zijn er? Hoe gaat je navigatiestructuur eruit zien? Welke templates komen er? Wat is de werkwijze en het format voor afbeeldingen en documenten? Welke zoekwoorden moeten terugkomen? En welke eisen stel je aan het taalgebruik en de tone-of-voice?
• Techniek: naar welk CMS ga je migreren? Hoe werkt het CMS en wie verzorgt de handleiding? Hoe wordt het CMS ingericht? Zijn er koppelingen met externe systemen? Ga je content automatisch migreren?

Veel van deze keuzes kun je niet zelf maken, daar is een samenspel van content, design en techniek voor nodig.

Draagvlak creëren

Deze fase is bij uitstek geschikt om draagvlak te creëren bij de rest van de organisatie. Neem stakeholders en mensen die met de website of migratie te maken krijgen mee en betrek ze bij je keuzeproces waar mogelijk. Daarmee laat je zien dat je ze serieus neemt en dat hun input belangrijk voor je is. Zo ontstaat er minder weerstand en krijg je in een later proces gemakkelijker dingen van je collega’s gedaan.

Maak een contentinventarisatie

Onmisbaar bij een contentmigratie is een contentinventarisatie: een overzicht van welke content je nu hebt. Zet dit bijvoorbeeld in een Excel-document. Je voegt zowel pagina’s als afbeeldingen en documenten toe. Dit overzicht stel je samen op basis van je statistieken (bijvoorbeeld Google Analytics).

Heb je alle content in kaart gebracht, dan ga je per item bepalen of het gemigreerd moet worden of weg kan. Dat doe je bijvoorbeeld op basis van bezoekersaantallen, zoektermen en actualiteit. Stem goed met je stakeholders af wat je criteria zijn, dat voorkomt discussie achteraf. Voor content die je gaat migreren geef je ook aan of het één op één mee kan, of dat herschrijven nodig is.

Maak een contentmatrix

Maak vervolgens een contentmatrix: een overzicht van alle content die je gaat maken of migreren. Leg in de matrix de nieuwe navigatiestructuur vast. Zorg dat alle huidige pagina’s die mee moeten hier een plekje in hebben. Zo voorkom je dat je later pagina’s mist die wel belangrijk zijn.

In de contentmatrix leg je in ieder geval de volgende informatie vast per pagina:

• Titel
• Url
• Navigatienaam
• Template
• Zoekwoorden
• Metadata
• Bron (bijvoorbeeld de huidige pagina)
• Contenteigenaar of inhoudsdeskundige

Daarnaast voeg je kolommen toe voor het proces:

• Verantwoordelijke redacteur
• Is de pagina geschreven of herschreven?
• Is eindredactie gedaan?
• Is de inhoudscheck gedaan?
• Staat de pagina in het CMS?
• Opmerkingen aan de projectleider

Maak een planning

Op basis van je inventarisatie en de keuzes die je gemaakt hebt, maak je in deze fase een zo gedetailleerd mogelijke planning. Wie doet wanneer wat, en welke input is daarvoor nodig? Afhankelijk van je precieze werkwijze en de omvang kun je een planning maken in Excel, maar misschien is een contentmigratie met Trello wel iets voor jou.

Stap 3: Pilot & voorbereiding

Na een gedegen plan en een uitgebreide inventarisatie ga je een pilot uitvoeren. Je test of je plan van aanpak in de praktijk werkt. Dat doe je door een klein aantal testpagina’s te migreren met een klein team. In de pilot doorloop je het gehele contentproces: schrijven, herschrijven, eindredactie, inhoudscheck, content plaatsen. Je checkt het volgende:

• Proces: werkt het proces zoals je dat had bedacht?
• Uren redactie: klopt je inschatting van de tijd die het redactieteam nodig heeft voor de verschillende werkzaamheden?
• Techniek: werkt het CMS naar behoren?

Op basis van de pilot maak je een definitief plan van aanpak en een definitieve planning. Ook zorg je voor een goede voorbereiding van de echte migratie. Je vormt een migratieteam. Je zorgt dat er contentrichtlijnen zijn, en handleidingen voor het CMS. En je zorgt voor voldoende werkplekken en apparatuur als dat nodig is.

Stap 4: Content migreren

Eindelijk is het zover: je gaat starten met de echte migratie. Je team komt in deze fase op volle sterkte en gaat aan de slag met het schrijven, herschrijven en plaatsen van content in het CMS. De contentmatrix en de planning zijn hierbij leidend, hoewel je ook flexibel moet zijn. Er gaat altijd wel iets mis of het kost meer tijd dan je gedacht had. Daar moet je planning dus ruimte voor bieden.

Zorg er in deze fase ook voor dat je periodiek, bijvoorbeeld wekelijks, rapporteert aan het management hoe het gaat. Blijf ook in gesprek met je stakeholders en zorg dat ze goed op de hoogte zijn van de status van het project.

Stap 5: Eindoplevering & nazorg

Voordat de website of content live kan, check je nog één keer of alles gedaan is en haal je de laatste schoonheidsfoutjes eruit. Is alle content geschreven en geplaatst in het CMS? Zijn afbeeldingen op de goede plek en manier toegevoegd? Is de content op de juiste manier geoptimaliseerd voor zoekmachines en zijn redirects ingesteld? Kloppen de metadata? Tonen de pagina’s goed in alle browsers en op de verschillende schermformaten?

Beheer & optimalisatie

Een website live krijgen is vaak een groots moment in een project, maar eigenlijk is het natuurlijk geen doel op zich. Pas na de livegang ga je echt met de site aan de slag. Denk daarom in de laatste stap ook na over het beheer en de optimalisatie.

• Leg een lijst van optimalisaties aan die je tijdens de migratie tegen gekomen bent.
• Leg vast hoe je de website gaat beheren: wie is waar verantwoordelijk voor, hoe vaak review je de content en hoe zorg je dat deze up-to-date én volgens contentrichtlijnen blijft?
• Bepaal wat je periodiek gaat meten en richt de statistieken en rapportages in.

Heb je dit allemaal gedaan? Dan mag je champagne gaan drinken met je team! Want je hebt het maar mooi voor elkaar weten te boksen samen.

Staat jouw organisatie voor een grote contentmigratie en twijfel je of dit stappenplan contentmigratie ook voor jouw werkt? Of vraag je je af hoe je een contentmigratie in scrum kunt aanpakken? Elke migratie is anders en vereist een aanpak op maat. Ik pas de aanpak altijd aan op de uitdagingen van een organisatie. Wil je graag advies over hoe je jouw contentmigratie het beste kunt aanpakken? Laat het me weten in de reacties, ik ga graag met je in gesprek! 

Over de auteur: Dianne Gosens

Ik werk bij Presenter als contentspecialist. Ik coördineer contentprojecten en maak graag de vertaling van strategie of concept naar praktijk. Ook ben ik dol op spelen met taal en help ik bedrijven graag in de zoektocht naar de kracht van hun content.