Introduceer pair writing voor betere content én betere samenwerking

Goede content maken doe je samen. Met pair writing kunnen contentspecialisten, inhoudsdeskundigen en communicatieadviseurs hun content én samenwerking verbeteren. Wat is pair writing en hoe introduceer je het in je team?

Het doel van pair writing is dat redacteuren en contentspecialisten beter samenwerken met inhoudsdeskundigen en communicatieadviseurs. Voortaan geen frustrerend lange e-mailwisselingen meer met de zoveelste versie van een ‘wijzigingen bijhouden’-document in de bijlage. Met pair writing maak je betere content, werk je efficiënter samen en bevorder je begrip en betrokkenheid.

Wat is pair writing?

Pair writing  is sámen content schrijven, of redigeren:

• Je zit letterlijk naast elkaar achter de pc.
• De één schrijft (typt). De ander stelt vragen op basis waarvan zinnen, woorden en (tussen)kopjes meteen kunnen worden aangescherpt.
• Draai de rollen om. Bijvoorbeeld elke 15, 30 of 45 minuten afhankelijk van het soort en de lengte van de content.

Bij voorkeur laat je contentspecialisten samen schrijven met bijvoorbeeld een productmanager, inhoudsdeskundige, servicemanager en/of communicatieadviseur. Zo bekijken ze de content kritischer, vanuit meerdere perspectieven. Begin met werken in tweetallen, zeker als je team nog aan het ‘oefenen’ is. Zodra je team meer ervaring krijgt met pair writing, kun je ook grotere groepen overwegen.

Vragen stellen en luisteren

Veel redacteuren en contentspecialisten vinden het moeilijk om vragen te stellen aan hun typende partner, in plaats van direct concrete suggesties te doen. Maar (open) vragen stellen heeft verschillende voordelen. Het geeft alle betrokkenen ruimte zelf met een (ander) goed alternatief te komen. Meerdere perspectieven en inzichten laten je inzien dat er vaak meerdere oplossingsrichtingen mogelijk zijn.

Voorbeelden van vragen die je kunt stellen tijdens een sessie pair writing:

• Welke taak ondersteunt deze content?
• Staat de belangrijkste content bovenaan?
• Op welke vraag geeft deze paragraaf antwoord?
• Helpt een (extra) tussenkopje of opsomming om de tekst scanbaarder te maken?
• Hoe voelt de lezer zich als hij/zij deze content leest?
• Wat bedoel je daarmee? Kun je een voorbeeld geven?
• Is er een eenvoudigere manier om dit te zeggen?

Stap 1: geef een korte uitleg

Voordat je start met pair writing, leg je je team uit wat het is, en waarom je het wilt inzetten. Je kunt voor deze introductie iemand uitnodigen die de methode al vaker heeft gebruikt en zijn/haar ervaringen kan delen. Maar je kunt ook zelf op zoek naar inspiratie en tips, bijvoorbeeld via deze (Engelse) blogs en video:

• Use pair writing to work together with subject matter experts (video, Engels) – Audun Rundberg
• How to do pair writing well (blog, Engels) – Gerry McGovern
• Practical techniques to resolve differences of opinion about content (blog, Engels) – Jonathan Kahn
• Pair writing : samen sneller en beter schrijven (blog, Nederlands) – Joep van Loon
• Pair writing: writing for user needs (slide deck, Nederlands) – Wiep Hamstra

Stap 2: kies de content die je gaat verbeteren

Het eindresultaat van pair writing is meestal beter en sneller dan het resultaat na een dagenlange e-mailwisseling. Maar ook deze methode kost tijd. Maak dus steeds een afweging voordat je besluit content middels pair writing te verbeteren:

• Hoe belangrijk is de content?
  Is het een toptaak, valt het inhoudelijk onder je speerpunten, krijgt je helpdesk er (te) veel telefoontjes over?
• Hoe complex is de content?
  Is de input die je hebt gekregen voor de content duidelijk en inhoudelijk prima, en volstaat een snelle redactieslag? Heb je slechts een enkele vraag die je ook prima per telefoon kunt afstemmen? Of heb je een groot aantal complexe vragen die je sneller kunt beantwoorden als je bij elkaar gaat zitten?
• Hoe is de relatie met je content-leverancier?
  Is de inhoudsdeskundige die de input heeft geleverd blij met een mogelijk aanzienlijke redactieslag? Werken jullie al lang samen en staat hij/zij open voor je opmerkingen? Of weet je van te voren dat je elke wijziging moet laten controleren en verdedigen?

Stap 3: zorg voor een goede voorbereiding

Vraag iedereen die meedoet aan pair writing om, vóór de (oefen)sessie, de input of eerste versie van een tekst goed door te lezen en te definiëren:

• Wat is het doel van de content(pagina)?
• Wie is de (primaire) doelgroep?
• Waarom zoekt deze doelgroep deze content? Wat is hun taak?
• Welke vragen moet de content beantwoorden?

Stap 4: houd een oefensessie met je team

Plan eerst een oefensessie met je eigen team, voordat je collega’s/inhoudsdeskundigen vraagt om ook aan te sluiten.  Kies een ruimte waarin je met een aantal duo’s kunt samenwerken zonder te dicht bij elkaar te zitten. Zorg ervoor dat je team rustig kan werken zonder gestoord te worden.

Wat kun je doen tijdens zo’n oefensessie?

1. Herhaal kort de belangrijkste uitleg over pair writing uit je introductie.
2. Laat duo’s doel, doelgroep en te beantwoorden vragen (zie stap 3) afstemmen voor de content die ze gaan verbeteren.
3. Iedereen aan de slag met schrijven/redigeren!
   Laat deelnemers in duo’s plaatsnemen achter een pc, laptop of desnoods tablet. Eén persoon typt, de ander stelt vragen. Herinner alle duo’s er elke 10 á 15 minuten aan om de rollen om te draaien. Zelf kun je rondlopen om vragen te beantwoorden, en suggesties te geven over het type vragen dat ze elkaar kunnen stellen.
4. Timebox!
   1 á 1,5 uur is een goede start om je team er even in te laten komen.
5. Evalueer met de hele groep.
   Wat ging goed, wat ging minder goed? Wat is moeilijk en wat kun je daar aan doen?
6. Bepaal de volgende stap.
   Nog een oefensessie binnen je eigen team? Een oefensessie met inhoudsdeskundigen? Tweewekelijkse timeslots voor pair writing?

Blijf pair writing faciliteren en aanmoedigen

Bij elke nieuwe manier van werken, moet je je team in het begin misschien aanmoedigen. Sta open voor feedback en wees niet bang de methode aan te passen waar nodig. Probeer het pair writing echt te faciliteren, bijvoorbeeld door tweewekelijks een rustige ruimte voor je team te reserveren, of te helpen bij het introduceren van de methode bij collega’s op andere afdelingen.

En… blijf benadrukken wat het resultaat is: betere content én betere samenwerking.

Gerelateerde artikelen

Contentspecialisten: claim je plek aan tafel

Speel het mediastrategiespel met je team – voor een efficiënte kickoff

Actief schrijven: 4 tips (+ een bonustip)

Over de auteur: Daphne Shinn

Als onlinecontentspecialist, contentmanager, online adviseur (of hoe je het maar noemen wilt) bij Presenter, help ik organisaties met strategische keuzes en het vertalen daarvan naar praktische plannen. Altijd met enthousiasme, en met doeltreffende content in de hoofdrol!