De polonaise naar een nieuw (sociaal) intranet
Je bent een intranetgek en je wilt wat. Een splinternieuw sociaal intranet wel te verstaan (ter toelichting: een sociaal intranet kent verschillende vormen. Het kan volledig sociaal zijn met 100% user generated content, maar ook deels sociaal waarbij ook een deel ‘gewoon’ managed content is die door een redactie wordt geplaatst). Je begint enthousiast voor de troepen uit te lopen, maar wanneer je achterom kijkt zie je dat de polonaise direct achter jou alweer ophoudt. De organisatie gaat, kortom, niet automatisch achter je aan. Wat nu? Hoe zorg je ervoor dat niet alleen het MT, maar ook alle mensen die met het nieuwe intranet aan de slag moeten, warm lopen voor jouw mooie plannen?
Dit was één van de vragen die centraal stonden tijdens het Nationaal Intranetsymposium dat op 24 november in Putten werd georganiseerd door Communicatiebureau De Walvis. Hieronder de ‘lessons learned’ in een notendop.
Het MT meekrijgen
De eerste stap in je veroveringstocht: commitment van het MT verkrijgen. Dit doe je door scherp te formuleren wat de meerwaarde is van een sociaal intranet: hoe draagt het bijvoorbeeld bij aan de organisatiedoestellingen? Welke problemen worden er precies mee opgelost? In hoeverre wordt de dienstverlening van de organisatie er beter van of gaat de efficiëntie er op vooruit? Het MT wil graag weten wat iets oplevert en daarom is het belangrijk dat je de taal van het MT spreekt. Formuleer daarom KPI’s waarop je kunt sturen en aan de hand waarvan je (tussentijds) aan het MT kunt rapporteren. Wees voorbereid op een taai gesprek en presenteer aansprekende voorbeelden die illustreren waarom de organisatie gebaat is bij een sociaal intranet.
Opzet en inrichting sociaal intranet: medewerkers centraal
Wanneer je groen licht hebt gekregen van het MT, kun je aan de slag met de uitvoering. Het is daarbij zaak om in een zo vroeg mogelijk stadium de medewerkers van je organisatie bij het project te betrekken. Niet onlogisch, want zij moeten uiteindelijk met het intranet gaan werken. Hoe je dit inricht, bepaalt uiteindelijk het succes en dan ligt het voor de hand dat mensen er eerder mee gaan werken wanneer zij (snel) de meerwaarde voor zichzelf zien. Het intranet moet, met andere woorden, duidelijk iets toevoegen aan individuele werkzaamheden (what’s in it for me?).
Onderzoek de behoeften van medewerkers
Doe daarom vooraf onderzoek naar de behoeften van de toekomstige gebruikers. Dit kan in de vorm van een toptakenanalyse en/of een online enquete onder een representatieve groep medewerkers. Een andere mogelijkheid is het in kaart brengen van ‘employee journeys’ en aan de hand daarvan persona’s op te stellen. Welke methode(s) je kiest hangt onder meer af van de grootte van je organisatie. Kleinere organisaties kunnen misschien volstaan met een enquete, terwijl het voor grotere organisaties (duizenden medewerkers) meer voor de hand ligt om persona’s op te stellen.
Besteed aandacht aan UX
User Experience Design (UX) associeer je misschien vooral met websites (internet), maar in het gebruik wijkt een intranet natuurlijk nauwelijks af. Daarom is het zeker aan te bevelen om ook aan dit onderdeel aandacht te besteden. Dit onder het motto: hoe intuïtiever, laagdrempeliger, … een nieuw intranet aandoet, hoe groter de bereidheid onder medewerkers ermee aan de slag te gaan. Een handige leidraad bij dit onderdeel is het boek Don’t make me think (revisited) van Steve Krug. Krug heeft het in zijn boek voornamelijk over (externe) websites, maar zijn lessen zijn zeker ook van toepassing op intranetten.
Het boek Don’t make me think (revisited) geeft handvatten voor een goede UX
Medewerkers aan de slag krijgen
Om draagvlak voor je project te behouden, is het belangrijk om ook tijdens de inrichting van het nieuwe intranet medewerkers aangehaakt te houden. Dat kan bijvoorbeeld door tussentijds zogenaamde validatiesessies te organiseren met een groepje (kritische) gebruikers. Deze sessies geven medewerkers niet alleen gevoel dat ze erbij worden betrokken, het biedt jou ook een mooie gelegenheid om waar nodig bij te sturen.
Maar hiermee ben je er nog niet. De praktijk wijst uit dat na een livegang mensen niet vanzelfsprekend met een nieuw intranet aan de slag gaan. Peter Haan, directeur van het adviesbureau Evolve, betoogde dat er liefst 13 factoren van invloed zijn voordat mensen daadwerkelijk met een nieuw intranet aan de slag gaan. Welke factoren de meeste invloed hebben, hangt volgens Haan af van het type organisatie en de heersende (dominante) cultuur. Een aantal factoren is in dit stadium echter vrijwel altijd relevant:
- de directe manager moet meedoen. Hij/zij heeft als persoon de meeste invloed op je werk. Als hij/zij niet meedoet, waarom zou jij dat dan wel moeten?
- collega’s moeten meedoen
- er moeten (enthousiaste) ambassadeurs zijn die invloed hebben op de werkzaamheden van andere medewerkers. Een ambassadeursol voor iemand die veel samenwerkt met mensen van verschillende afdelingen ligt daarbij meer voor de hand dan een dergelijke rol voor een kantinemedewerker
Mee in de polonaise
Het is, kortom, minstens zo belangrijk het intranetgebruik te stimuleren. Je kunt op een carnavalsfeestje nog zulke gezellige muziek draaien, zonder gangmakers komt de polonaise niet van de grond. Is het feestje eenmaal goed op gang? Well done! De party is helemaal geslaagd wanneer aanhakers in de weken na het carnaval zelf een pasje op de dansvloer wagen.
