Geef een tijdelijke webredacteur de beste start met deze 7 tips
Je hebt besloten een tijdelijke webredacteur of contentspecialist in te huren. Hoe zorg je ervoor dat de interimredacteur zo snel mogelijk aan de slag kan? In deze blog geef ik je 7 tips hoe je externe specialisten een snelle start kunt laten maken in je organisatie.
Mijn collega Maud schreef al over mythes bij het inhuren van een tijdelijke webredacteur. Duurt het te lang voordat een interim webredacteur ingewerkt is? Inwerken hoeft niet ingewikkelder te zijn dan het inwerken van een ‘gewone’ nieuwe medewerker. Geef jezelf en je externe collega de beste start denkbaar! Dat bespaart geld en maakt de uitvoering van het project prettiger. Sommige dingen kun (en moet) je al van tevoren regelen. Zo zorg je ervoor dat een externe webredacteur niet vertraagd begint.
Tip 1: start op tijd met het verzamelen van de benodigde documenten
Veel sectoren (bijvoorbeeld de financiële) hebben te maken met vertrouwelijkheid. Daardoor ben je verplicht om nieuwe medewerkers uitgebreid te screenen. Dat kun je maar beter snel doen. Het regelen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) neemt al snel vijf werkdagen in beslag.
Tip 2: zorg dat praktische zaken geregeld zijn
Het is niet te voorkomen dat iemand zich op zijn eerste dag moet melden bij de balie om binnen te komen. Maar iets wat zowel jij als je tijdelijke collega niet wil, is dat diegene zich elke morgen door jou moet laten ophalen. Het duurt vaak langer dan je wilt om toegang tot het pand te regelen. Is dat in jouw organisatie ook zo? Begin dan op tijd met het regelen van toegang.
Tip 3: zorg voor inloggegevens en toegang
Toegang tot een mailaccount is noodzakelijk voor een snelle introductie van een interne medewerker. Maar er zijn nog veel andere inloggegevens die een externe webredacteur nodig heeft. Big Green Egg regelde een handig overzicht voor een Presenter-collega:
“Van Big Green Egg kreeg ik een overzicht met inloggegevens van alles wat ik ooit maar nodig zou kunnen hebben. Compleet met eventuele beveiligingsvragen en -antwoorden. Erg handig!”
Wanneer je ervoor zorgt dat alle inloggegevens beschikbaar zijn, scheelt dat kostbare tijd. Denk aan toegang tot:
- het CMS waar je webredactie mee werkt
- het Google Analytics-account
- alle social media-accounts
- accounts waar je redactie stockfoto’s vandaan haalt
- de Appstore en/of Playstore
- samenwerkomgevingen (bijvoorbeeld Yammer, Trello, SharePoint)
- de netwerkschijf waar jullie op werken
- handleidingen (bijvoorbeeld de redactieformule, schrijfwijzer, CMS-handleiding)
En dan nu 4 tips die je helpen op de eerste werkdag van je nieuwe externe specialist.
Tip 4: introduceer hem of haar in het team
Net als ‘gewone’ nieuwe collega’s help je ook een tijdelijke collega met een kennismaking met je team en/of stakeholders. Informeer daarnaast je collega’s: stuur een mailtje zodat al vóór de eerste werkdag bekend is wie de externe webredacteur is en wat hij of zij binnen je team komt doen.
Tip! Als je er zelf niet aan toe komt een kennismakingsrondje te doen, geef je tijdelijke collega een lijst met contactgegevens zodat hij of zij zelf afspraken in kan plannen.
Tip 5: wijs een buddy aan
“Bij de Rabobank had ik een ‘buddy’ voor de eerste twee dagen. Dat was iemand die de hele dag beschikbaar was voor vragen en die altijd in de buurt was. Niet nodig, maar wel super fijn voor een snelle start!”
Je hebt het als manager vaak al druk zat. En daardoor geen tijd om je nieuwe medewerker in te werken. Wijs dan iemand uit je team aan als buddy, waar je externe collega de eerste dag(en) al zijn of haar vragen op kan afvuren. Het is handig als dat iemand is met veel kennis en ervaring binnen je team of organisatie.
Tip 6: schets een context bij het team
Je wilt graag dat een tijdelijke medewerker zo snel mogelijk volledig deel uitmaakt van je team. Wat hierbij helpt, is uitleg over de samenstelling van je team. Denk bijvoorbeeld aan wie waarvoor verantwoordelijk is en de plek van je team in de organisatie.
Denk hierbij ook aan doelstellingen van je team en jouw ‘bigger goal’ als onderdeel van de organisatiedoelstellingen. Wanneer je een tijdelijke webredacteur van Presenter inhuurt, bespreken we deze al in het startgesprek.
Tip 7: geef uitleg over welke andere partijen betrokken zijn
In grote bedrijven is het vaak zo dat er allerlei (externe) partijen betrokken zijn. De nieuwe tijdelijke medewerker is daar één van. Je helpt je externe collega door uitleg te geven over welke andere partijen betrokken zijn met je team, en waarvoor. Denk aan designers, contentspecialisten, SEO-specialisten, inhoudelijk verantwoordelijken en projectleiders.
Hoe sneller alle (praktische) voorbereidingen geregeld zijn, hoe sneller je tijdelijke externe contentspecialist of webredacteur doelen kan behalen. Met deze tips geef je hem of haar de snelle start die jullie allebei nodig hebben.
Gerelateerde artikelen
Over de auteur: Annemarie Cleijpool
Als contentspecialist hou ik me bezig met de vraag: Hoe zorg je ervoor dat een doelgroep zich aangesproken voelt door de juiste content? Ik word blij als ik mijn creativiteit kwijt kan in het schrijven van teksten.