Vuurwerk

Contentmigratie: de laatste loodjes (4)


Na een intensieve periode van content migreren naar het nieuwe intranet, komt het einde van het migratieproject in zicht. De afgelopen maanden hebben jij en je team informatie verzameld, geactualiseerd en overgeplaatst. Hoe rond je het project succesvol af? Dat lees je in deze laatste blogpost in een serie over contentmigratie.

De laatste loodjes wegen het zwaarst. Niet zelden slaat op driekwart van het project het ‘Ik ben migratiemoe-virus’ toe. De hoge werkdruk en het vele overplaatsen demotiveert, terwijl je collega’s in het begin nog zo enthousiast waren. Tijd voor actie.

Zorg voor ontspanning

Daag collega’s uit om achter hun computer vandaan te komen, om hun werk los te laten. Verplichte computerpauzes zijn saai en niet dwingend genoeg. Zwaardere middelen zijn nodig:

  • Begin een tafeltenniscompetitie.  Beweging ontspant, geeft energie en reduceert stress.
  • Stoelmassages door een professionele masseur zijn een aanrader.
  • Maak lunchwandelingen.
  • Bied meditatie- en yogaworkshops aan, een groeiende trend bij organisaties.

Maak resultaten van de contentmigratie zichtbaar

Hang in je teamkamer een voortgangsschema op. Zo ziet iedere redacteur in één oogopslag wat hij of zij heeft gedaan en wat er nog moet gebeuren. Andere redacteuren zien dan ook of zij ten opzichte van hun collega’s op schema lopen. Niet zelden zorgt dit voor saamhorigheid, bieden teamleden aan om elkaar te helpen. Het schema is een beloning voor hardwerkende teamleden, je maakt hun succes zo zichtbaar.

Wees flexibel

Je kunt nog zoveel plannen, het beschermt je niet tegen onverwachte tegenslagen. Een redacteur valt ziek uit, informatie wordt te laat aangeleverd, het nieuwe intranet loopt vast door het verhoogde activiteitenniveau… Laat je er niet door uit het lood slaan, maar roep de hulp in van je projectleider. Met zijn of haar ervaring kom je tot snelle en praktische oplossingen.

Taakverdeling en regie

Door een duidelijke taakverdeling aan het begin van je project, weet elk teamlid wat er van hem of haar wordt verwacht. Toch voorkomt dit niet dat sommigen hun werk vooruitschuiven en afspraken niet nakomen. Ga het gesprek aan. De collega kan last hebben van uitstelgedrag, perfectionisme, faalangst of vindt het werk niet uitdagend genoeg. Maak duidelijke afspraken en grijp zo nodig in. In dit stadium is vooruitschuiven geen optie meer. Deadline = deadline.

Sluit de contentmigratie feestelijk af

En dan is het eindelijk het moment daar: je intranet is gevuld! Laat dit niet ongemerkt voorbijgaan, je hele organisatie heeft er immers hard aan meegewerkt. En zij zijn de lezers van je content. Maak het persoonlijk. Hang lintjes om computers, zodat medewerkers die zelf symbolisch doorknippen. Zet betrokken medewerkers in het zonnetje. Plaats een prijsvraag op je nieuwe intranet. Doe iets leuks met je team, neem afscheid van je ingehuurde collega’s. Het werk zit erop, je kunt het nieuwe intranet met een gerust hart achterlaten bij je vaste redacteuren. Het is je gelukt!

Lees ook de eerdere posts in deze serie:

Over de auteur: Marijn Bon

Marijn Bon is webredacteur.

Tags: intranet, content, projectleiding, contentmigratie



0 reacties op dit artikel

Reageer op dit bericht

* Verplicht
** Verplicht, maar wordt niet getoond