Contentorganisatie in de praktijk (deel 1): problemen en voordelen
Een goede contentorganisatie helpt jouw contentteam om efficiënter, flexibeler en schaalbaar te worden. Benieuwd hoe jij jouw contentorganisatie beter in kan richten? In twee blogs vertel ik je hoe.
Eind 2018 sprak ik de marketing manager van een van mijn opdrachtgevers. Hij gaf aan dat één van zijn belangrijkste doelstellingen voor 2019 het opzetten van een ‘contentfabriek’ is. Om met (meer) zelf gecreëerde, goede en effectieve content zijn organisatiedoelen te behalen. Grootste probleem: het daadwerkelijk creëren en online krijgen van die content. Mijn oplossing: zijn contentorganisatie beter inrichten.
Problemen bij het creëren van content
De problemen waar de organisatie van mijn opdrachtgever mee te maken had bij het creëren van content waren niet heel anders dan bij andere organisaties:
- Content komt te laat en/of zorgt voor vertraging van plannen.
- Content wordt wel ingepland maar komt helemaal niet.
- Content heeft niet de juiste kwaliteit.
- Content heeft niet de juiste vorm.
- Content bereikt niet de juiste doelgroep.
- De tijd of moeite die het kost om content te creëren wordt vooraf onderschat.
- Het kost meer tijd of moeite om content te creëren omdat er niet efficiënt wordt gewerkt.
De gevolgen van dit soort problemen zijn vaak intern en extern merkbaar.
Intern kan het moraal en de creativiteit van mensen die betrokken zijn bij het creëren van content dalen (“Oh dat gaan we toch niet halen”). Ook kunnen werkrelaties onder spanning komen te staan (“Het duurt altijd zó lang voordat we een reactie van x hebben!”).
Extern kan de gebruikerservaring van je bezoekers dalen en kunnen doelen niet gehaald worden als je er bijvoorbeeld voor kiest om met kwalitatief minder goede content genoegen te nemen (“Iets is beter dan niets”). Of wanneer je content niet de juiste doelgroep bereikt (“Wie heeft dit geschreven/deze mail verstuurd?”).
De contentorganisatie-cirkel
Maar de hierboven genoemde problemen zijn ook begrijpelijk. Content is vaak een complex product. Er zijn meestal meerdere personen betrokken bij de creatie van content. Met meerdere verantwoordelijkheden. En voor een deel van deze mensen zullen de verantwoordelijkheden die ze hebben in het creatieproces niet de hoogste prioriteit hebben. Daarom is een goede organisatie van al deze mensen en verantwoordelijkheden enorm belangrijk.
Zo belangrijk zelfs dat het een eigen cirkel heeft gekregen in Presenters Contentmodel: de contentorganisatie-cirkel.
De contentorganisatie-cirkel in Presenters Contentmodel
In de contentorganisatie-cirkel kijk je naar de manier waarop je je (content)organisatie moet inrichten om de content te creëren die je nodig hebt. Welke rollen heb je daarvoor nodig? Welke personen en/of functies binnen je organisatie vervullen deze rollen? Welke verantwoordelijkheden hebben deze personen/functies? Welke hulpmiddelen kunnen hen helpen bij die verantwoordelijkheden? En hoe kun je van deze rollen, verantwoordelijkheden en hulpmiddelen efficiënte processen maken?
Voordelen van een goed ingerichte contentorganisatie
Je eigen contentorganisatie goed inrichten heeft meestal een aantal voordelen:
- Processen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk voor alle betrokkenen: er ontstaat dus geen verwarring over wie wanneer wat doet.
- Er wordt efficiënter (samen)gewerkt: content wordt minder heen en weer gestuurd, er zijn minder aanpassingen nodig en het wordt sneller goedgekeurd.
- Het geeft inzicht in (potentiële) ‘bottlenecks’, risico’s en tools of hulpmiddelen die ontbreken of beter kunnen.
Daarnaast maakt een goede inrichting je contentorganisatie flexibeler en schaalbaar(der). Bij mijn opdrachtgever slaagden we er bijvoorbeeld (mede) dankzij duidelijke processen en verantwoordelijkheden in om nieuwe medewerkers snel ‘up and running’ te krijgen en de productie van het aantal blogs te verdubbelen. In beide gevallen niet het doel van de opdracht, maar wel mooie bijkomende voordelen.
Stappen en methoden
Maar hoe pak je een goede inrichting van je contentorganisatie aan in de praktijk? Daarover vertel ik meer in het tweede deel van deze blogserie: Contentorganisatie in de praktijk: stappen en methoden. Schrijf je in voor de nieuwsbrief om ‘em niet te missen!
Gerelateerde artikelen
Over de auteur: Leo Oorschot
Online adviseur bij Presenter. Gefascineerd door alle mogelijkheden van online content. En door cheesecake.