Stop met blinde voorstellen, start met Discovery & Goalsetting

Hoe voorkom je voorstellen die niet aansluiten bij de echte vraag van de klant? En hoe zorg je dat er gezamenlijke afspraken over doelstellingen, rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd voordat een nieuw project start? Met een Discovery & Goalsetting-workshop. In dit blog vertel ik je precies wat het is. En waarom het werkt.

4 dingen waar een project op stukloopt

Ik merkte dat wij bij klanten regelmatig een voorstel deden op basis van maar 1 gesprek. Dat bleek vaak niet helemaal en vaker nog helemaal niet aan te sluiten bij de beleving of het echte probleem van de klant. Want in 1 gesprek komt lang niet alles boven tafel. Een voorstel op basis van 1 gesprek is hierdoor al snel een blind voorstel. En dat is geen goed begin van een project. In de praktijk zie ik vaak dat het op deze 4 vlakken misgaat.

1. Een onvolledig projectplan

Specialisten starten met veel enthousiasme in een nieuw project. Vaak blijkt al vrij snel dat er geen gemeenschappelijke uitgangspunten zijn vastgelegd in het projectplan. Gevalideerde documenten, doelstellingen, afspraken, rollen en verantwoordelijkheden binnen het project ontbreken. Als je dan gewoon het projectplan uitvoert, zullen er hoogstwaarschijnlijk een aantal gaten vallen. Een bron van ergernis, vertraging en geldverspilling.

2. Onvoldoende communicatie

Communicatie tussen afdelingen kan heel beperkt zijn. Wat op de afdeling Corporate Communicatie wordt verzonnen, komt zelden integraal door bij andere afdelingen zoals marketing, online, operatie en service. Doelen, doelstellingen en zelfs doelgroepen komen daarmee in het geding. Dit is geen goede basis om een project te starten. Laat staan om een project vanuit accountmanagement te begroten.

3. Verschillende perspectieven

Mensen bekijken dingen van nature vanuit hun eigen perspectief. Als je marketeer bent, bekijk je de organisatie vanuit een marketingperspectief. Ben je een sales-, account- of productmanager dan doe je alles vanuit jouw commerciële perspectief. Vaak gaat men ervan uit dat alle anderen de dingen ook doen op jouw manier. Helaas werkt de wereld zo niet en zijn al deze verschillende perspectieven de hoofdreden voor het ontsporen van projecten binnen organisaties.

4. Geen gedragen strategie

Om een sterke basis te krijgen voor de te lopen route is het heel belangrijk om een door iedereen gedragen strategie te hebben. Die strategie is ook nodig om een systematiek in te richten om de resultaten te meten.

Zo voorkom je dat een project ontspoort

Hoe maak je dan wel een vliegende start? Met een Discovery & Goalsetting-workshop! Deze workshop faciliteert eerlijke communicatie tussen de beslissers, creëert buy-in van alle betrokkenen, levert vitale input voor succes en genereert een gevoel van enthousiasme en mogelijkheden voor het beoogde resultaat en de te voeren strategie, tactiek en uitvoering. Plus: wij leren de organisatie beter te begrijpen en stakeholders ontdekken elkaars afdelingen.

Discovery & Goalsetting in 5 stappen

Doorgaans duurt een Discovery & Goalsetting-workshop 3 tot 4 uur. Hoewel de workshop voor elke organisatie weer anders is, doorloop je altijd deze 5 stappen.

Stap 1: bepaal wie er echt mee zou moeten doen aan de sessie

De samenstelling van de groep deelnemers is uiterst belangrijk. Vraag mensen niet alleen omdat ze een bepaalde functie hebben. Maar kijk ook naar hun expertise, ervaring en relevante bijdrage aan het succes van het project. En vergeet ‘the usual suspects’ niet. Wees streng en beperk (als je kunt) het aantal deelnemers vanuit de klantorganisatie tot maximaal 8. Het is aan te raden om hier met de prospect/klant vooraf goed over te spreken zodat mensen zich niet gepasseerd voelen.

Stap 2: de voorbereidende vragenlijst

Op basis van het voorliggende vraagstuk stellen we de prospect/klant een serie vragen die we ter voorbereiding opsturen. De vragen zijn ingedeeld op thema (zoals organisatie, marketing, sales, operatie, technologie en data). Voorafgaand aan de workshop verwerken en analyseren we de antwoorden. Wat nog onbeantwoord is gebleven of wat nog extra duiding nodig heeft, nemen we mee naar de workshop.

Stap 3: introductie, spelregels en verwachtingen managen

We starten de workshop altijd met een korte voorstelronde. Soms weten collega’s niet precies wie wat doet binnen de eigen organisatie. Laat iedereen aangeven waarom juist hij/zij bij deze workshop aanwezig is. Ook is het belangrijk om te weten welke rol iemand zal spelen in het mogelijke vervolg van het project.

Ook wij stellen ons voor en leggen uit hoe de workshop verloopt. We benadrukken dat het een open, transparante en vooral veilige omgeving is. Zo moedigen we iedereen aan zich niet te laten beperken door angst of onzekerheid. Alle bijdragen zijn gelijkwaardig en juist als iedereen een bijdrage levert (opbouwend, maar ook zeker kritisch) is het eindresultaat het beste. In een workshop gaat het niet om de vraag wat goed is en wat fout is. Het gaat om de vraag hoe we zo effectief mogelijk kunnen samenwerken om onze gezamenlijke doelen te bereiken.

Stap 4: vragen bespreken en verdiepingsslagen maken

De antwoorden op de eerder ingevulde vragen staan centraal in de workshop. We bespreken wat onduidelijk is en wat meer verdieping nodig heeft. Uit ervaring en onderzoek door anderen weten we dat een mens een spanningsboog heeft van ongeveer 18 minuten. Waarom denk je dat de populaire TED Talks allemaal precies 18 minuten lang zijn? Tijdens een workshop zorgen we daarom om de 18 minuten voor een afwisseling tussen het theoretische gedeelte (vragen bespreken) en het werkgedeelte. Hierbij zetten we allerlei werkvormen en energizers in.

De werkvormen die we inzetten, hangen af van het vraagstuk, het onderwerp van de vraag, de samenstelling van de groep, het te verwachten resultaat en natuurlijk de beschikbare tijd. Je kunt bij werkvormen denken aan:

• Empathy Map
  

  Met een empathy map kruip je in het hoofd van de klant / prospect.

• Elevator Pitch
• Context Map
• Business Model Canvas

Stap 5: wrap-up en vervolgstappen

Als alle antwoorden zijn behandeld en alle noodzakelijke informatie is uitgewisseld, is het tijd voor een wrap up. Dit is een korte samenvatting van alles wat er bereikt is en wat de vervolgstappen zijn. Bij vervolgstappen kun je denken aan een doelgroepenonderzoek als er nog geen duidelijke persona’s zijn. Ook kan het zijn dat de online of contentstrategie ontbreekt of onvolledig is. Dan kunnen we daar een vervolgsessie voor inplannen.

Dus daarom starten we altijd met een Discovery & Goalsetting-workshop

De workshop is succesvol als er een duidelijke door de meerderheid gedragen set met uitgangspunten ligt. Van daaruit kunnen we verder werken en een zeer goed aansluitend voorstel doen. We nemen dus niet klakkeloos alles aan. We willen input, bewijs, data en vooral wederzijds begrip. Zo voorkomt een Discovery & Goalsetting workshop dat accountmanagers blinde voorstellen schrijven. En zorg je dat je niet halverwege het project voor vervelende verrassingen komt te staan doordat er toch allerlei zaken anders blijken te zijn dan eerder aangenomen.

Heb jij ook regelmatig het gevoel dat jouw project voor de start een grote gatenkaas is? Plan dan een afspraak in, dan kijken we samen naar hoe dit een volgende keer beter kan.

Bronnen:

• Managementmodellensite
• FIFA
• Toolshero

Over de auteur: Boudewijn Broekhuijse

Business Development, Digitale strategie, innovatie en transformatie Mijn Clifton Strenghts: 1. Input 2. Actiegerichtheid 3. Strategisch 4. Ideeënvorming 5. Overtuigingskracht Mijn Persoonlijke interesse: Koken, reizen, leren, hockey, zeilen, lezen, golf, ukelele