The yellow brick road: van idee naar webcontent

De weg van een idee of bron naar goed communicerende webcontent, dat is iets waar veel organisaties mee worstelen. De route lijkt wel the yellow brick road van The Wizard of Oz! Vol verrassingen, onwetende wandelaars en een magisch eindpunt. Toch kan de weg naar optimale webcontent ook gewoon een heel concreet webredactieproces zijn. In deze blog leg ik in vier stappen uit hoe je tot een goed functionerend webredactieproces komt.

Stap 1: Identificeer alle rollen in het webredactieproces

Om in termen van Oz te blijven: wie kom je tegen tijdens de reis naar ideale webcontent? En wat is hun bijdrage? Of je nu werkt in een centrale/hiërarchische organisatie of in een decentrale organisatie, zonder duidelijk afgebakende rollen kom je er niet. Globaal genomen kun je in het webredactieproces de volgende rollen onderscheiden (ze hoeven niet allemaal aanwezig te zijn).

  1. internetcoördinator
  2. hoofdredacteur/online eindredacteur
  3. webredacteur/content Manager
  4. beeldredacteur
  5. contentleverancier

De internetcoördinator managet in hoofdlijnen het online proces. Hij is op de hoogte van alle online kanalen en projecten en zorgt voor één lijn in de online presence. Ook is de internetcoördinator verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van de content, look & feel en techniek.

Wanneer jouw organisatie van meerdere online kanalen gebruik maakt, kan er sprake zijn van een hoofdredacteur per kanaal. De hoofdredacteur is verantwoordelijk voor de gepubliceerde inhoud in het kanaal, net als de hoofdredacteur van een magazine. Binnen jouw organisatie kan er bijvoorbeeld een hoofdredacteur voor de corporate website bestaan en daarnaast nog een hoofdredacteur voor een webshop, samenwerkingsportaal, app of social media.

Webredacteuren vormen de spil tussen de organisatie en de website. Zij ontvangen input en aanvragen van contentleveranciers en toetsen of dit past binnen de contentstrategie van het kanaal. Vervolgens vertalen zij de input/aanvraag naar goed communicerende webpagina’s. De webredacteuren zijn verantwoordelijk voor de vorm van de content en het behalen van de bijbehorende doelstellingen.

De beeldredacteur is verantwoordelijk al het video- en beeldmateriaal waarmee jouw organisatie extern communiceert. Hij bewaakt de beeldhuisstijl en ontwikkelt in opdracht van o.a. de webredacteuren nieuw materiaal.

Contentleveranciers zijn inhoudelijke experts binnen jouw organisatie. Iedere afdeling kent minimaal één contentleverancier. Namens de afdeling geven ze aan wat zij online willen communiceren, prioriteren dit, en leveren de input aan. De contentleveranciers zijn verantwoordelijk voor de actualiteit/juistheid van de content, ook ná publicatie.

Doe: Bepaal welke rollen in jouw organisatie aanwezig zijn. Je kunt de rollen het beste nader definiëren in verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden. Werk je in een kleine organisatie? Dan kunnen collega’s een dubbelrol vervullen. De twee meest voorkomende rollen laat ik hier in 2 tabellen zien.

Doe: Bepaal wie eindbeslissers zijn in het geval van escalatie. Bijvoorbeeld: Webredacteur > Hoofdredacteur website > Internetcoördinator > Afdelingshoofd MarCom.

Rolbeschrijving webredacteur

Rolbeschrijving contentleverancier

Stap 2: Breng de acties en volgorde in kaart

Wat doe je tijdens je wandeling op de yellow brick road en wat doén de andere hoofdrolspelers? Je maakt de route van ruw idee naar een goede webpagina concreet door er een stappenplan van te maken. Mijn methode is om heel productmatig naar het webredactieproces te kijken. Wat lever je wanneer op? Iedere organisatie kent zijn eigen uitzonderingen, maar hieronder vind je de globale lijn.webredactieproces in stappen

Het begint bij de aanvraag voor nieuwe content op de website door de contentleverancier. Vervolgens neemt de webredacteur de aanvraag aan en gaat hij samen met de contentleverancier de aanvraag concretiseren. Zaken als (meetbare) doelen, kernboodschap, oplevering en publicatieduur worden afgesproken. Op basis van deze afspraken én input gaat de webredacteur aan de slag! De content wordt gecreëerd. Om het optimale uit de nieuwe content te halen, checkt de webredacteur wat het ideale publicatiemoment is en regelt hij PR voor de content. Bijvoorbeeld een tweet of een berichtje hierover in de digitale nieuwsbrief. Na livegang wordt de pagina na een vaste periode geüpdate of verwijderd.

Verwar het webredactieproces niet met de optimalisatiecyclus! De optimalisatiecyclus start bij punt 5. Wil je hier meer over leren? Lees dan deze blog over optimalisatie d.m.v. toptaken.

Doe: Maak van het webredactieproces een stappenplan. Leg per stap vast wat er moet gebeuren en wie hiervoor verantwoordelijk is. Gebruik hiervoor de rollen die je eerder hebt gedefinieerd.

Stap 3: Vertaal het webredactieproces naar een hapklare invuloefening

Wanneer jouw organisatie weet welke rollen wanneer een bijdrage leveren, ben je een heel eind. Maar daarmee heb je de magische eindbestemming Oz nog niet bereikt. Onderweg kan er van alles misgaan: input komt gebrekkig of te laat, doelen zijn vaag, content wordt doelloos geschreven en eindeloos herschreven of de pagina is online onvindbaar. Hoe zorg je dat je niet van het gele pad afdwaalt? Vang dit probleem op met goed verwachtingsmanagement. Ontwikkel een simpel aanvraagformulier.

Een aanvraagformulier lijkt bureaucratisch maar wanneer je het kort en simpel houdt, heeft het voordelen voor jou als webredacteur én voor de interne organisatie. Jij krijgt niet meer alles over de schutting gegooid doordat je je collega’s ‘dwingt’ na te denken. Over waarom ze iets online willen en welke input hiervoor nodig is. Wanneer ze dit formulier (gedeeltelijk) zelf invullen, maken ze bovendien de belofte om input aan te leveren, in plaats van dat je daarom steeds moet vragen. Aan de andere kant weten je collega’s door het formulier ook beter wat jij gaat opleveren, hoe en wanneer. Prima verwachtingsmanagement dus.

Doe: Ontwikkel een aanvraagformulier voor nieuwe content op één A4. Zorg dat jouw formulier de volgende zaken ondervangt. Heeft jouw organisatie een contentplan of –strategie? Gebruik dit dan om zoveel mogelijk standaard antwoordmogelijkheden te ontwikkelen!

Voorbeeld aanvraagformulier nieuwe content

Stap 4: Communiceer het webredactieproces!

Deel de yellow brick road met iedereen!

Doe: Plaats het webredactieproces op intranet en organiseer een sessie waarin je uitleg geeft. Nodig iedereen die een rol heeft uit. Laat je (MarCom) Manager beginnen om deze nieuwe werkwijze extra gewicht te geven. Daarna kun jij het eventueel overnemen om details uit te leggen.

Kun je hier wat mee?

Het ontwikkelen en implementeren van een webredactieproces gaat niet binnen een week. Hoewel ik handvatten en standaard voorbeelden geef, kan alleen een procesbeschrijving op maat écht in je organisatie werken. Het proces moet aansluiten aan de kennis en kunde, de bezetting en de online strategie in je organisatie. ´Online´ is vaak de nieuwste tak in een organisatie en daardoor is het pad nog niet uitgekristalliseerd. Weinig collega’s begrijpen wanneer wat moet gebeuren en wat de gevolgen van slechte content zijn. Pak daarom als webredacteur je kans en trek de vormgeving van dit proces naar je toe. Ik ben benieuwd wat jouw ervaringen zijn!

Over de auteur: Jacqueline van der Burg

Content in alle vormen, dat is mijn passie! Tekst, beeld, infographic en video, profit en non-profit, voor websites, social media en apps. Bij mijn opdrachtgevers breng ik dit graag strategisch samen. Denk aan content coördinatie, contentmarketing, online strategie en webredactieprocessen. Wat ik ondertussen leer, blog ik hier!

Tags: contentbeheer, webredactieproces



0 reacties op dit artikel