Contentmigratie: wie doet wat? (3)
Als je migratieadvies is goedgekeurd, kun je de verzamelde informatie daadwerkelijk overplaatsen naar het nieuwe intranet. Tijd om je team samen te stellen. Wie heb je hiervoor nodig en hoe verdeel je de taken? Dat lees je in deze derde blogpost in een serie over contentmigratie.
In de vorige post over inventariseren en het advies was nog geen werkverdeling aan bod gekomen. Hoeveel ruimte is er in de contentkalender van het redactieteam? Vermeld in het advies aan je management of bestuur hoeveel mensen je hoeveel tijd nodig hebt voor de uitvoering van je migratieproject. Zij kunnen dan inschatten hoeveel geld dit de organisatie kost en welk budget hiervoor beschikbaar is. Zij beslissen daar immers over. Overplaatsen van informatie is arbeidsintensief en het dagelijks werk gaat ook door.
Contentmigratieteam vormen
Ga met je redactie om de tafel. Bespreek wat er moet gebeuren. Ga daarna met ieder van hen individueel in gesprek. Wat willen zij zelf doen? Stel een taak voor en bespreek met je redacteur of die zich daarin kan vinden. Karakter is hierin minstens zo bepalend als kunde. Een extraverte collega stapt sneller op (onbekende) medewerkers af om informatie te ‘halen’. Herschrijven en overplaatsen van teksten is het beste in handen van een secuur werkende collega. Benut ieders talent.
Maak een rolverdeling
Een migratieteam bestaat bij voorkeur uit:
- redacteuren;
- communicatieadviseurs;
- een beeldredacteur;
- systeembeheerders;
- een coördinator en
- een projectleider.
Redacteuren herschrijven en migreren de content. De communicatieadviseurs adviseren hen over hoe zij onderwerpen communiceren (huisstijl). De beeldredacteur zoekt geschikte foto’s en illustraties. Systeembeheerders verzorgen de techniek en de coördinator stelt deadlines en bewaakt de voortgang. De projectleider leidt het team en communiceert met leidinggevenden en het bestuur. Bij problemen, vertraging en uitval van teamleden zorgt deze voor een praktische oplossing.
Tip: houd één redacteur vrij voor de dagelijkse werkzaamheden, zoals nieuwsberichten schrijven en plaatsen. De andere redacteuren kunnen zich dan focussen op het migratieproject.
Doorbreek de routine
Een migratieproject levert altijd kansen op. Moedig je redacteuren aan om onderling te wisselen van onderwerp. Laat de HRM-redacteur bijvoorbeeld de P&O-pagina’s doorlichten en overplaatsen. Voordeel: een frisse blik, afwisselend werk en daardoor extra gemotiveerde medewerkers. Nodig systeembeheerders uit voor redactievergaderingen. Breng collega’s met elkaar in contact. Huur redacteuren in. Zo creëer je een nieuwe dynamiek in je team.
Maak je de contentmigratie zichtbaar
Zorg ervoor dat je team bij elkaar op de kamer zit. Liefst op een centrale locatie in het gebouw. Dan lopen collega’s sneller langs. Een ‘war room’ is geweldig voor het team, maar ook voor de zichtbaarheid van de contentmigratie in de rest van de organisatie. Zet de deuren open. Communiceer op intranet één telefoonnummer en een e-mailadres waarop je team te bereiken is. Plaats hierop ook de criteria voor het overplaatsen van content. Of beter: deel ze uit aan de redacteuren, andere betrokken collega’s en hang ze op inje teamkamer. Plaats een nieuwsbericht waarin je de start aankondigt en vraagt om ieders medewerking. Vermeld op interne sociale media zoals Yammer waar je team mee bezig is en stimuleer je redacteuren om hetzelfde te doen. Zo maak je je project van iedereen.
Volgende week in deze serie: Contentmigratie: de laatste loodjes
Lees ook de eerdere posts in deze serie:
- Contentmigratie: een goed begin is het halve werk (1)
- Contentmigratie: inventariseer je informatie (2)
Gerelateerde artikelen
Over de auteur: Marijn Bon
Marijn Bon is webredacteur.