Een tijdelijke webredacteur inhuren: 3 mythes en hoe het echt zit
Je webredacteur gaat met zwangerschapsverlof. Of er valt onverwachts iemand uit door ziekte. Hoe ga je dit opvangen? Je kunt het werk niet zomaar binnen het team verdelen. Maar je twijfelt nog of je een interim webredacteur moet inhuren. Voor je iemand goed hebt ingewerkt, gaat hij of zij weer weg. Dat kost te veel tijd, geld en moeite. Toch? In deze blog bespreek ik 3 mythes over het inhuren van een tijdelijke webredacteur – en hoe het nu echt zit.
Mythe 1: het kost veel tijd om een interim webredacteur in te werken
Organisaties zijn vaak bang dat het (te) lang duurt om een tijdelijke webredacteur in te werken. Maar dat hoeft in de praktijk niet zo te zijn. Een opmerking die mijn mede Presenters en ik na een opdracht vaak krijgen: we zijn verbaasd hoe snel je je weg vond binnen onze organisatie. Meestal draaien we binnen een week mee in het online team.
Als team kun je bijdragen aan een snelle start van jullie nieuwe collega. Een aantal tips:
- Omschrijf de functie en bijbehorende taken. Wat moet iemand doen, met wie werkt hij/zij samen en wat zijn de belangrijkste deadlines? Om dit helder te krijgen, plannen we bij Presenter altijd een startgesprek in met de opdrachtgever.
- Regel een goede werkplek. En alle randvoorwaarden die daarbij horen, zoals een gebruikersaccount en een toegangspas/druppel/sleutel om het kantoor in te komen.
- Ook fijn: toegang tot het intranet. Zo is jullie nieuwe collega snel op de hoogte van alle ontwikkelingen in de organisatie én het is een handig hulpmiddel om te spieken hoe die ene collega ook al weer heet…
- Verzamel alle inloggegevens, bijvoorbeeld van het CMS, de social kanalen en Google Analytics.
- Verzamel de werkwijze(n). Verschaf toegang tot interne mappen en plaats daarin benodigde informatie, zoals bijvoorbeeld de schrijfwijzer, de contentstrategie en een lijst met telefoonnummers en e-mailadressen.
- Maak een voorstelrondje. Kondig de interim webredacteur aan in een mailtje of bericht aan je hele team, ook aan de mensen die de webredacteur hooguit aan de lunchtafel zien. Loop op de eerste werkdag van je tijdelijke collega een rondje langs het hele team om hem/haar voor te stellen.
Dit lijkt misschien veel werk, maar hoeft maar één ochtendje te kosten.
Mythe 2: de tijdelijke webredacteur moet ons CMS kennen
Het verbaast me dat kennis van CMS X of Y nog steeds een harde eis is voor een (tijdelijke) opdracht. Veel content management systemen lijken op elkaar. Mijn ervaring: na een ochtendje grasduinen ken je de meeste functies. En anders is één telefoontje naar de beheerder vaak voldoende om je kennis bij te spijkeren. Is het echt een heel specialistisch CMS? Bij Presenter hebben we ervaring met ruim 25 content management systemen, dus er is altijd wel een collega die een spoedcursus CMS kan geven. Zo:
- zijn 12 collega’s bekend met Sitecore;
- hebben 17 collega’s zich verdiept in Drupal;
- weten 10 collega’s de ins en outs van Hippo;
- en hoef je 30 collega’s niets meer uit te leggen over WordPress.
Mythe 3: de interim webredacteur moet onze branche kennen. Zo iemand is vast moeilijk te vinden.
Oké, ik snap dat je een beetje huiverig bent om iemand in te huren die nog niet eerder in jullie branche heeft gewerkt. Zeker als iemand de rol van expert moet vervullen. Maar ik merk dat (voor)kennis van de branche niet altijd nodig is. Een goede interimmer stelt vragen totdat hij/zij duidelijkheid heeft. Of zoals mijn moeder altijd zegt: ‘Je hebt een mond gekregen, dus gebruik hem dan ook’. In de eerste week van mijn opdracht plan ik gesprekken in met verschillende medewerkers. Zo ontdek ik o.a. wat er in de branche speelt, welke vakjargon er wordt gebruikt en welke zaken gevoelig liggen. In een relatief korte periode vergaar je veel kennis. Nog niet helemaal overtuigd? Lees dan eens de blog In 5 stappen van newbie naar expert van mijn collega Marianne.
Daarnaast heb ik gemerkt dat de frisse blik van de tijdelijke webredacteur vaak zorgt voor nieuwe, originele invalshoeken. En als interimmer kun je kritisch(er) zijn. Een simpele vraag als ‘waarom staat dit eigenlijk op de site?’ zet de redactie aan het denken en zorgt er voor dat overbodige content en ingesleten processen sneller verdwijnen.
Header: Pixabay
Nu iemand nodig? Bij Presenter hebben we veel ervaring met (tijdelijke) webredactie. Bekijk welke interim specialist voor jouw project geschikt is.
Gerelateerde artikelen
Over de auteur: Maud Ariaans
Als klein Maudje las ik alle boeken die er in onze plaatselijke bibliotheekbus te vinden waren. Ik wist het zeker: ik zou later uitgever of schrijfster worden. Bij Presenter heb ik de kans om een beetje van beiden te zijn, alleen dan op online gebied. Als contentspecialist help ik klanten met het schrijven, redigeren en optimaliseren van hun online content.