Cover boek Managing Chaos

Managing chaos: webgovernance geeft ruimte voor creativiteit

Weinig contentstrategen genieten van het opstellen van beleid, richtlijnen en standaarden voor digitale kanalen en (web)beheer. Maar webgovernance kan zo veel duidelijkheid en focus brengen, dat er meer tijd en ruimte overblijft voor creativiteit. Dat benadrukt ook Lisa Welchman in haar boek Managing Chaos.

Ik herkende veel van de voorbeelden in het boek van Lisa Welchman, queen of webgovernance. Vooral de discussies over wat er wel of niet op de website of social media ‘mag’ en ‘wie dat eigenlijk allemaal beslist’. En goedbedoelde gesprekken die soms toch eindigen met zo’n ‘dan bouw ik toch lekker mijn eigen website?!’ Zou het niet heerlijk zijn als je de tijd die dat kost voortaan kunt steken in je contentstrategie aanscherpen, statistieken uitpluizen, inhaken op actualiteit, of gebruikerstests doen?

Dat kan als je goed vastlegt wat de uitgangspunten van je digitale kanalen zijn, en wie over wat mag beslissen. Met input van de juiste collega’s, en liefst ook met steun van hoger management.

Webgovernance in het kort

Wat is webgovernance? Tijdens de UX Book Club Arnhem Deventer op 2 april – waar we Managing Chaos bespraken – kozen we ‘besturing’ als beste vertaling van ‘governance’. Webgovernance (of digital governance) is dan de besturing van al je digitale kanalen, waarbij je vastlegt wie verantwoordelijk is voor (en beslist over) strategie, beleid, beheer, richtlijnen en standaarden. Kijk eens naar de volgende voorbeelden en vraag jezelf af: is hier bij jouw organisatie beleid over, en weet je wie hier beslissingen over mag nemen?

Domeinnamen

Wanneer krijgt een product of afdeling een eigen website met een eigen domeinnaam, en wie registreert en beheert die? Voor een van mijn opdrachtgevers legde ik bijvoorbeeld vast dat een aparte website met een eigen domeinnaam alleen mocht als het doel én de doelgroep afweek van die van de corporate website. Bijvoorbeeld voor een eenmalig evenement of een product dat voortkwam uit een bijzonder samenwerkingsverband.

Toegankelijkheid

Aan welk niveau van de standaarden/ Webrichtlijnen ga je voldoen om ervoor te zorgen dat je content toegankelijk is voor iedereen?

Schrijfstijl

Hoe zorg je dat je tone-of-voice past bij je merk, spreek je je klanten aan met ‘u’ of ‘je’, en welke woorden gebruik je wel of juist niet? In veel organisaties zie ik dat er wel wat losse documentjes bestaan, maar dat lang niet alles wat ‘in de hoofden van de redacteuren zit’ op papier staat. Niet dat een schrijfwijzer alles oplost, maar het briefen van freelancers wordt wel een stuk efficiënter. Ook binnen de redactie kan bijvoorbeeld een goede woordenlijst voorkomen dat er elke paar maanden dezelfde discussies worden gevoerd.

Typografie

Welke lettertypes (fonts) gebruik je online? Zeker belangrijk als je huisstijlhandboek al een paar jaar oud is, en lettertypes bevat die alleen goed leesbaar zijn in printuitgaven…

Privacy

Wie houdt de veranderende cookie-wetgeving in de gaten en zorgt voor de juiste aanpassingen online?

Beginnen met webgovernance

Houd jij je niet dagelijks bezig met beleid, beheer en standaarden? Begin dan niet meteen met het boek Managing Chaos. Door het veelomvattende, complexe onderwerp en voorbeelden van grote, internationale organisaties waar Welchman voor werkt, is het niet eenvoudig leesbaar. Ik hoop op een tweede editie waarin theorie en praktijkcases meer verweven zijn en de nuttige maar erg uitvoerige functiebeschrijvingen naar de bijlagen verhuizen. Desondanks is het boek inhoudelijk sterk en interessant, en daarmee een heel waardevol naslagwerk.

Hoe moet je dan wel beginnen?

          1. Lees een aantal artikelen over webgovernance, zoals deze:
          2. Bedenk over welke onderwerpen jouw organisatie (beter) beleid, richtlijnen en standaarden nodig heeft.
            • Waar is veel onduidelijkheid en discussie over?
            • Van welke webgerelateerde vraagstukken weet je al dat ze geen ‘eigenaar’ hebben?
            • Waar loopt jouw organisatie risico of blijven kansen liggen, omdat het eigenaarschap niet duidelijk is en niemand zich verantwoordelijk voelt?
          3. Verzamel een aantal collega’s die mee willen denken in een webgovernance-werkgroep. Bespreek eerst:
            • Waarover is onduidelijkheid qua beleid en verantwoordelijkheden? Wat zou moeten worden vastgelegd?
            • Welke andere collega’s moeten daarbij betrokken worden? Vergeet daarbij zeker de ICT-afdeling niet. Die heeft vaak in verband met veiligheid en privacy, domeinnamen etc. al ervaring met het opstellen van beleid en standaarden.
            • Wie van deze collega’s moet voor welk onderdeel input voor geven, en wie is er verantwoordelijk voor een beslissing?
          4. Lees dan het boek Managing Chaos. Gebruik daarbij dit Nederlandstalige artikel dat Iacobien Riezebosch publiceerde na de boekbespreking bij de UX Book Club Armhem Deventer. Daarin staat de rode draad uit het boek en – heel handig – vertalingen van termen en samenvattingen van functies/rollen die je kunt vastleggen in je organisatie.
          5. En… ga aan de slag!

Webgovernance als stevige bodem

Webgovernance is niet de ‘icing on the cake’. Maar het kan wel een goede, stevige bodem zijn die zorgt dat je 5-laags taart blijft staan, en die je de ruimte geeft om die taart mooi te versieren.

Afbeelding: deel van de cover van Managing Chaos, cover design door The Heads of State.

Over de auteur: Daphne Shinn

Als onlinecontentspecialist, contentmanager, online adviseur (of hoe je het maar noemen wilt) bij Presenter, help ik organisaties met strategische keuzes en het vertalen daarvan naar praktische plannen. Altijd met enthousiasme, en met doeltreffende content in de hoofdrol!



0 reacties op dit artikel

Reageer op dit bericht

* Verplicht
** Verplicht, maar wordt niet getoond