5 tips bij het ontwikkelen van een taxonomie
Taxonomie is een sterke basis voor het consistent labelen van content, voor een topic based intranet, strakker contentmanagement, faceted search en meer. Waar moet je rekening mee houden tijdens de (door)ontwikkeling van een taxonomie? 5 tips die je op weg helpen.
Een taxonomie is een (vaak hiërarchische) classificatie om onderwerpen te ordenen. Je gebruikt hiervoor een gecontroleerde woordenlijst, een lijst van officieel vastgelegde termen (labels) die een bepaald onderwerp/domein omschrijven. Bijvoorbeeld de verschillende collecties en voorwerpen in een museum, of de producten in een webshop. Die termen orden je in categorieën, en je geeft hun onderlinge relatie weer.
The Language of Content Strategy geeft een korte uitleg over taxonomie en het belang voor informatiearchitectuur en contentstrategie. Meer over de basisprincipes van taxonomie lees je in dit verslag van de thema-avond taxonomie van het Content Café.
Taxonomie-tip 1: Zorg dat het doel helder is
Het doel van de taxonomie bepaalt hoe je de taxonomie opbouwt en doorontwikkelt. Een aantal voorbeelden van doelen zijn:
- Relevante content aan elkaar verbinden
Toon onder aan elke pagina relevante nieuwsberichten of andere gerelateerde content op basis van een of meerdere termen waarmee de betreffende pagina is getagged. - Search verbeteren
Een zoekmachine op je website of intranet kan met behulp van een taxonomie ook resultaten tonen voor synoniemen, of zelfs voor termen met een andere relatie tot de gebruikte zoekterm. Een andere mogelijkheid: predictive search toont voor belangrijke termen niet alleen gerelateerde content/paginatitels, maar ook topic pages. Selecteer je zo’n topic page dan vind je daarop bijvoorbeeld een introducerende tekst (‘wat is dit’) en een (automatisch gegenereerde) lijst nieuwsberichten, documenten en/of andere content getagged met dezelfde term(en). - Personalisatie
Geef website- of intranetbezoekers de optie om zich te ‘abonneren’ op onderwerpen en gebruik die informatie om hun content te personaliseren en/of om hen te attenderen op nieuwe content die ze waarschijnlijk interessant vinden.
Taxonomie-tip 2: Begin met wat er al is
Ook al is er bij een organisatie nog geen officiële taxonomie, dat betekent niet dat je vanaf nul moet beginnen. Er bestaan vast al afspraken over te gebruiken termen of zelfs woordenlijsten in brand guidelines, een redactiestatuut of desnoods in een organigram. Heb je deze input verzameld? Begin dan met het maken van een woordenlijst. Een deel van de termen in je taxonomie kun je vaak rechtstreeks afleiden van bijvoorbeeld je organisatiestructuur (Business Groups, ondersteunende diensten, strategische programma’s), merken die je voert en producten en diensten die je aanbiedt.
Taxonomie-tip 3: Houd je eindgebruikers voor ogen
Termen in een taxonomie moeten herkenbaar en begrijpelijk zijn voor alle gebruikers. Voor jou en je collega’s die content taggen, maar ook voor je klanten als zij die termen terugzien in navigatie-elementen of in de front-end zichtbare tags.
- Kies herkenbare, begrijpelijk termen
Niet elke afdeling of team gebruikt dezelfde woorden. Als je je taxonomie ook (zichtbaar) gebruikt voor externe doelgroepen, pas dan extra op voor jargon en afkortingen. - Voeg synoniemen en afkortingen toe aan je taxonomie
Zorg dat termen ook gevonden kunnen worden op veelgebruikte synoniemen, afkortingen en acroniemen, zoals HR voor Human Recourses of mbo voor middelbaar beroepsonderwijs. - Wees consistent
Gebruik geen twee termen om hetzelfde aan te duiden. Worden er meerdere termen/namen gebruikt voor merken, projecten of bijvoorbeeld afdelingen, spreek dan af welke leading zijn (preferred term) en voeg andere toe als synoniem.
Taxonomie-tip 4: ontwikkel duidelijke richtlijnen
Wanneer voeg je een term toe aan de taxonomie? Aan welke voorwaarden moet een term voldoen? Hoe granulair (hoe specifiek, hoeveel niveaus) mag of moet je taxonomie worden? Wat doe je met termen die je op meerdere plekken in de taxonomie kunt zetten? Maak daar duidelijke richtlijnen voor.
De richtlijnen baseer je uiteraard op het doel van de taxonomie en eventuele functionaliteit die op de taxonomie wordt gebaseerd. Toch is het opstellen van die richtlijnen nog best een uitdaging. Je wilt geen overschot aan termen die niet gebruikt worden, maar je wilt content wel specifiek genoeg taggen om je doel te bereiken.
Taxonomie-tip 5: leg de governance vast
Governance – het vastleggen van verantwoordelijkheden voor strategie, beleid, beheer, richtlijnen en standaarden – is belangrijk voor elk (web)project. Maak dit soort afspraken dus ook over je taxonomie, inclusief functioneel beheer, het toevoegen/veranderen/deleten van termen, en het taggen/meta-dateren van content.
Voorbeeld topic based intranet
Vier contentspecialisten van Presenter werkten in 2016 als content information architects mee aan Philips nieuwe, topic based intranet. Philips gebruikt een taxonomie om de content op hun intranet te meta-dateren/ taggen. De termen in hun intranet-taxonomie, de zogenaamde topics, zijn ook zichtbaar voor eindgebruikers. Sterker nog: de topics verbinden content, spelen een rol in de personalisatie van nieuws, en vervangen gedeeltelijk de klassieke hiërarchische navigatiemenu’s.
Topic-based governance
Philips gaat nog een stapje verder: de governance rondom het creëren en publiceren van content op hun intranet is direct gekoppeld aan topics. Elk topic heeft een ‘topic owner’. Hij of zij is eindverantwoordelijk is voor dat onderwerp en moet alle content (van bijvoorbeeld communicatiemedewerkers en webredacteuren) via een workflow goedkeuren voor publicatie.
Bijkomend voordeel is dat taxonomie en governance daardoor niet langer alleen een zaak van het intranetteam is, maar van alle (communicatie)medewerkers die verantwoordelijk zijn voor interne communicatie en contentproductie.
Wil je meer lezen over Philips’ topic based intranet?
- Blog ‘Our move to a topic/tag based intranet’ (Engels) van projectleider Dennis Agusi
- Presentatie ‘Intranet Philips – from tree to leaf’ (Engels) van Senior Information Architect Jeroen de Bruin
- Blog ‘Relevant and up to date content on our intranet’ (Engels) van Product Owner Content Transition Claire Dorel-Watson
Gerelateerde artikelen
Over de auteur: Daphne Shinn
Als onlinecontentspecialist, contentmanager, online adviseur (of hoe je het maar noemen wilt) bij Presenter, help ik organisaties met strategische keuzes en het vertalen daarvan naar praktische plannen. Altijd met enthousiasme, en met doeltreffende content in de hoofdrol!